Formål
Envidan A/S (“Envidan”) har etableret en whistleblowerordning, som har til formål at give nuværende og tidligere medarbejdere i Envidan, samarbejdspartnere og andre eksterne personer med tilknytning til Envidan (“whistleblowere”) mulighed for at indberette bekymringer eller rimelig mistanke om faktiske eller potentielle overtrædelser, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted, samt om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.
Whistleblowere opfordres til at foretage indberetning om sådanne mistanker og bekymringer hurtigst muligt, uden at skulle frygte at blive mødt med repressalier, trusler, chikane, diskrimination eller negative ansættelsesretlige konsekvenser, som følge af indberetningen.
Omfang
I overensstemmelse med Lov om beskyttelse af whistleblowere, behandler whistleblowerordningen indberetninger om overtrædelser af EU-retten, som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, herunder bl.a. følgende:
Det kan f.eks. være følgende:
- Strafbare forhold, f.eks. bedrageri, underslæb, misbrug af aktiver, forfalskning af dokumenter, regnskabsmanipulation, bestikkelse, korruption, hvidvask og terrorfinansiering
- Brud på konkurrence- og udbudsregler
- Fare for enkeltpersoners sundhed og sikkerhed, herunder alvorlige eller gentagne brud på arbejdssikkerheden
- Væsentlige brud på miljøregler og forurening af miljøet
- Overtrædelse af tavshedspligter
- Overtrædelser af beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
- Alvorlige overtrædelser af interne retningslinjer og regler i Envidan (f.eks. Envidans Personalehåndbog og Code of Conduct)
- Diskrimination, grov mobning, grov chikane, fysisk vold, trusler og seksuelle krænkelser
Ovenstående er alene eksempler. Whistleblowere, som er i tvivl om, hvorvidt en indberetning falder inden for whistleblowerordningen eller ej, opfordres til at bruge vores whistleblowerordning. Alle indberetninger til whistleblowerordningen vil blive vurderet. Indberetninger, der er omfattet af whistleblowerordningens område, vil blive behandlet i whistleblowerordningen.
Øvrige forhold, herunder HR-forhold, mindre overtrædelser af Envidans interne retningslinjer, klager over andre ansattes adfærd eller inkompetence, herunder oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen og samarbejdsvanskeligheder er ikke omfattet af whistleblowerordningen. Denne type sager skal indberettes via den normale ledelsesstruktur, dvs. til nærmeste leder, eller til Managing Director, People & Culture.
Roller og ansvar
Envidan: Denne whistleblowerpolitik gælder for Envidan A/S.
PwC: Whistleblowerordningen håndteres i samarbejde med en ekstern tredjepart, PwC Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. PwC er et uafhængigt revisions-, skatte- og rådgivningsfirma, som på vegne af Envidan modtager indberetninger, for at sikre en uafhængig og anonym kanal for whistleblowere, der foretager indberetning om overtrædelser. Alle indberetninger modtages af PwC, som indledningsvis vurderer, om den pågældende indberetning falder ind under whistleblowerordningen. PwC vil herefter foretage en habilitetsvurdering, som skal afdække, hvem der kan håndtere indberetningen i Envidan, så indberetningen kan behandles af en upartisk og kompetent person i Envidan, og dermed ikke videresendes til en person, som indberetningen vedrører direkte eller indirekte, eller hvor der kan være risiko for interessekonflikt.
Medarbejdere: Alle medarbejdere i Envidan er forpligtede til at samarbejde loyalt i forbindelse med undersøgelser af indberetninger.
Den juridiske chef i Envidan: Whistleblowerordningen er forankret hos den juridiske chef i Envidan, som er ansvarlig for Envidans whistleblowerordning.
Den juridiske chef har ansvaret for at træffe beslutning om, hvorvidt der skal foretages en egentlig undersøgelse af modtagne indberetninger samt i bekræftende fald om undersøgelsen skal foretages internt og/eller med ekstern bistand. Herudover har den juridiske chef ansvaret for:
Forsvarlig varetagelse af whistleblowerordningen, herunder for at følge omhyggeligt op på whistleblowerindberetninger
- At vedligeholde retningslinjer, der beskriver processen for udførelse af interne undersøgelser af whistleblowerindberetninger
- At vedligeholde en oversigt over modtagne whistleblowerindberetninger
- At rapportere antallet af håndterede whistleblowerindberetninger årligt til bestyrelsen, samt orientere bestyrelsen i tilfælde, hvor en whistleblowerindberetning vedrører væsentlige forhold.
Indberetning
Whistleblowere kan foretage fortrolige og anonyme indberetninger via dette link: www.whistleblowersoftware.com/secure/Envidan
Whistleblowere opfordres til at benytte Envidans interne whistleblowerordning, men whistleblowere kan også vælge at foretage indberetning til de eksterne whistleblowerordninger, som er oprettet af myndighederne.
Procedure for håndtering af indberetninger
Alle indberetninger modtages af PwC. PwC bekræfter modtagelsen af en indberetning direkte over for whistlebloweren inden for 7 dage efter modtagelsen.
PwC foretager indledningsvis en vurdering af, om forholdene i indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen og foretager en vurdering af om den juridiske chef i Envidan er habil og kan behandle indberetningen. Hvis indberetningen vedrører den juridiske chef i Envidan, hvis den juridiske chef i Envidan er inhabil, eller der i øvrigt er risiko for interessekonflikt i forhold til den konkrete indberetning, videresendes indberetningen i stedet til CFO i Envidan. Hvis indberetningen vedrører CFO i Envidan, hvis CFO i Envidan er inhabil, eller der i øvrigt er risiko for interessekonflikt i forhold til den konkrete indberetning, videresendes indberetningen i stedet til bestyrelsesformanden for Envidan. Således kan det sikres, at indberetningen behandles af en upartisk, uafhængig og kompetent person i Envidan.
Hvis indberetningen ikke falder ind under whistleblowerordningen, vil den blive videresendt til Envidan med besked herom, og med besked om at der ikke er grundlag for at behandle indberetningen, som så skal slettes.
Hvis indberetningen falder inden for ordningen, og der er grundlag for en egentlig sagsbehandling, videresender PwC indberetningen til Envidan, som vil vurdere, om der er grundlag for at iværksætte en undersøgelse og hvilke skridt der skal tages som følge af indberetningen.
Hvis en indberetning er åbenlyst grundløs, indeholder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering eller hvis forholdet ikke kan undersøges, vil en undersøgelse ikke blive iværksat.
Envidan har følgende reaktionsmuligheder baseret på en undersøgelse af en indberetning:
- Sagen afsluttes, idet indberetningen er åbenlyst grundløs.
- Sagen afsluttes med en påtale/advarsel.
- Sagen afsluttes med en bortvisning/afskedigelse af medarbejder.
- Sagen afsluttes med anbefaling om ændring af politik/retningslinjer/forretningsgang.
- Sagen overdrages til politiet eller anden relevant myndighed til deres videre efterforskning.
Procedure for opfølgning overfor whistlebloweren (feedback)
Envidan er forpligtet til at følge op på indberetninger objektivt, hurtigt og i fortrolighed. Envidan har forpligtet sig til at sikre, at der iværksættes passende foranstaltninger.
Envidan underretter whistlebloweren inden for 3 måneder om de tiltag, der påtænkes eller er truffet som opfølgning på indberetningen, og begrundelsen for valget af denne opfølgning, jf. whistleblowerlovens § 20, stk. 2, nr. 3. Envidan vil underrette whistlebloweren om undersøgelsens forløb og udfald, i den udstrækning dette er muligt. Såfremt der ikke er iværksat foranstaltninger som følge af indberetningen, vil begrundelsen herfor blive forklaret til whistlebloweren.
Har whistlebloweren valgt at forblive anonym forestår PwC underretning til whistlebloweren.
Fortrolighed, objektivitet og anonymitet
Alle, der modtager og følger op på indberetninger, er underlagt en særlig tavshedspligt. Undersøgelse af indberetninger udføres under behørig iagttagelse af uafhængighed, fortrolighed, databeskyttelse og -sikkerhed.
Envidan og PwC behandler alle oplysninger om whistleblowerens og berørte personers identitet fortroligt i videst muligt omfang. Whistleblowere har ret til at være anonyme.
Beskyttelse af whistleblowere
Envidan tillader ingen form for repressalier eller chikane mod whistleblowere. En whistleblower, som i god tro indberetter en rimelig mistanke eller bekymring via whistleblowerordningen, vil ikke blive mødt med repressalier eller blive udsat for negative konsekvenser, herunder konsekvenser af ansættelsesretlig karakter, selvom indberetningen senere måtte vise sig at være ubegrundet.
Personoplysninger
Personoplysninger afgivet i indberetninger behandles med det formål at etablere en whistleblowerordning i Envidan, hvortil der kan foretages indberetning om potentielle lovovertrædelser og/eller alvorlige forhold af stor betydning for Envidan.
Personoplysninger behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i den danske whistleblowerlov og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Envidan kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, som er nødvendige for, at behandle indberetninger modtaget som led i en whistleblowerordning, der er etableret i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere.
Personoplysninger opbevares kun så længe det er nødvendigt med henblik på at opnå formålet med behandlingen, medmindre der foreligger hjemmel i anden lov som bevirker, at personoplysninger kan opbevares i længere tid.
Hvis der indledes en egentlig undersøgelse på baggrund af indberetningen, opbevares personoplysningerne så længe undersøgelsen af indberetningen pågår. Personoplysningerne slettes inden for seks måneder efter undersøgelsen er afsluttet, medmindre der er saglige grunde til at opbevare oplysningerne længere. Underbyggede indberetninger, som indeholder oplysninger, der kan medføre disciplinært, civilt eller strafferetligt ansvar opbevares indtil der er truffet endelig afgørelse i de respektive sager og i henhold til gældende ret.
Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller en anden relevant myndighed, opbevares oplysningerne så længe undersøgelse af sagen pågår hos den pågældende myndighed. Personoplysningerne slettes så snart sagen er endeligt afgjort hos den pågældende myndighed.
Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for ganske få betroede personer at tilgå oplysningerne.
Registrerede personer kan rette henvendelse til Envidan og stille spørgsmål til behandlingen af personoplysninger efter reglerne om databeskyttelse, samt finde generelle oplysninger om behandlingen af personoplysninger i whistleblowerordningen i Envidans generelle persondatapolitik: http://www.envidan.com/da/complience/privatlivspolitik
Registrerede personer har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som er en uafhængig tilsynsmyndighed, som har ansvaret for, at reglerne om databeskyttelse bliver overholdt.
Berørte personers rettigheder
De personer, som er genstand for en intern undersøgelse, skal hurtigst muligt informeres af den ansvarlige for undersøgelsen – dog alene på et tidspunkt, hvor orienteringen ikke risikerer at bringe selve undersøgelsens formål eller udførelse i fare.
De undersøgte personer skal informeres om (1) den ansvarlige for undersøgelsen, (2) de faktiske omstændigheder, han/hun er mistænkt for, (3) de afdelinger og relevante rådgivere, der forventes at ville modtage information om undersøgelsen, og (4) hvordan han/hun kan udøve retten til indsigt i data, berigtigelse af data samt sletning af data.
For indberetninger via whistleblowerordninger og undersøgelser af disse forhold fastsætter whistleblowerloven en skærpet tavshedspligt, en fravigelse af oplysningspligten og retten til indsigt i oplysninger. Der kan således være begrænsninger af disse rettigheder. Berørte personer har altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet eller til at kontakte Envidan.
Disciplinære sanktioner
Alvorlige overtrædelser af lovgivningen eller retningslinjer udstedt af Envidan sanktioneres i henhold til lovgivningen og Envidans gældende regler.
Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Såfremt en medarbejder forsætligt foretager falsk indberetning, vil dette få ansættelsesretlige konsekvenser. Whistleblowere, som i god tro indberetter et forhold, vil ikke blive genstand for negative konsekvenser, herunder konsekvenser af ansættelsesretlig karakter, også selvom forholdet viser sig at være grundløst.