Privatlivspolitik

1. INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Din datasikkerhed er vigtig for os, og vi vægter derfor højt, at dine personoplysninger håndteres på en ansvarlig måde. Nedenfor kan du læse, hvordan Envidan A/S og de øvrige koncernforbundne selskaber (herefter ”Envidan”, “vi”, “os” eller “vores”) behandler personoplysninger om dig, når vi agerer som dataansvarlig. Du kan også læse om, hvilke rettigheder du har i forbindelse med vores behandling.

2. ENVIDANS ROLLE SOM DATAANSVARLIGE

I forbindelse med driften af vores virksomhed behandler vi en række personoplysninger. Det gør vi for, at vi kan servicere dig bedst muligt. Vi indsamler og behandler hovedsageligt almindelige (ikke følsomme) personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Envidan her:

Envidan A/S
CVR: 183 343 05
Vejlsøvej 23
8600 Silkeborg
Danmark

Juridisk chef og DPO:
Navn: Birgitte Grønlund Møller
Telefon: +45 30 90 59 76
E-mail: bgm@envidan.dk

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:
gdpr@envidan.dk

3. HVILKE PERSONOPLYSNINGER VI INDSAMLER OG FORMÅLET

Vi behandler personoplysninger om dig i en række forskellige situationer. Læs nærmere om vores behandling i de forskellige situationer nedenfor.

3.1. Besøgende på Envidans hjemmesider og brugere af Envidans online-tjenester

Når du besøger Envidans hjemmesider (f.eks. www.envidan.com) eller bruger vores andre online-tjenester (på f.eks.  LinkedIn, Facebook og Instagram), kan Envidan behandle oplysninger om din IP-adresse samt informationer om din computer, enhed og browser.

Vi behandler også oplysninger om dit besøg (f.eks. oplysninger om den måde, du kommer ind på vores hjemmesider, hvordan du navigerer rundt på dem, hvilke sider du besøger, indhold du kigger på, dine søgninger, reklamer du har set mv.). Disse personoplysninger indhentes igennem cookies, logfiler og øvrige teknologier (du kan læse mere om vores brug af cookies her: http://www.envidan.com/da/complience/cookiepolitik

Vi behandler også personoplysninger, som du giver os i forbindelse med din brug af hjemmesiden eller vores online-tjenester, f.eks. når du anvender vores online kontaktformular, herunder dit navn, telefonnummer, e-mailadresse, produktinteresse, samt øvrige oplysninger du giver til os.

Vi bruger dine personoplysninger for, at vi kan gøre relevante produkter, leverancer, ydelser og services (”Ydelser”) tilgængelige for dig og til at forbedre din oplevelse af vores hjemmesider og online-tjenester samt de Ydelser, vi tilbyder. Vi bruger også personoplysningerne til at vise dig indhold på vores og andres sider baseret på dine aktiviteter og præferencer, og til at begrænse antallet af gange du ser det samme indhold.

Vores grundlag for behandlingen er vores legitime interesser i at gøre vores hjemmeside (og online tjenester) tilgængelige for dig (databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(f)) eller dit samtykke (databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(a) og cookiebekendtgørelsen § 3).

Vi opbevarer personoplysninger indsamlet i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside så længe de bruger vores produkter eller tjenester eller har en konto hos os plus 5 år efter indgåelsen af et kundeforhold til os. Særlige forhold eller lovkrav kan medføre, at denne periode kan være kortere eller længere, herunder med henblik på at overholde lovkrav til sletning eller opbevaring af data.

3.2. Kunder

For at du kan være kunde hos os, er det nødvendigt at vi indsamler følgende personoplysninger om dig: navn, brugernavn, adresse, e-mail, telefonnummer, CVR nr., underskrift, placeringsoplysninger.

Vi indsamler personoplysninger om kunder til følgende formål:

Behandling af dit køb og levering af vores ydelse
Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

Behandling sker på baggrund af opfyldelse af kontrakt med kunden og Envidan.

Oplysninger om kunder slettes 5 år efter kunderelationens ophør.

3.3. Potentielle kunder

For at du kan blive kunde hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig: Navn, virksomhed, e-mail, telefonnummer, adresse og CVR nr.

Vi indsamler personoplysninger om potentielle kunder til følgende formål:

Muligt fremtidigt samarbejde eller købstransaktion
Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

Virksomhedens legitime interesse i at indsamle og opbevare oplysningerne af de potentielle kunder, er at kunne fremme kommunikationen mellem de to parter. Der bliver kun opbevaret oplysninger, som er offentliggjort af den potentielle kunde selv.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle kunder blive slettet efter aftalens ophør eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere. Dog vil oplysningerne blive opbevaret så længe kundeforholdet stadig bistår.

Oplysninger om potentielle kunder slettes 2 år efter sidste kontakt eller ved anmodning herom.

3.4. Modtagere af markedsføring

Når du modtager markedsføring, herunder nyhedsbreve fra Envidan, behandler vi personoplysninger om navn, e-mailadresse, produktinteresse, titel og telefonnummer. Vi behandler også oplysninger om dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, din brug af den markedsføring, vi sender til dig (herunder f.eks. om du har åbnet en e-mail fra os, om e-mailen er læst, og hvilke links du har åbnet), samt oplysninger, som du i øvrigt giver til os.

Vi behandler dine personoplysninger med henblik på markedsføring af vores virksomhed og virksomhedens ydelser, oprettelse og administration af dig som abonnent på markedsføring. Vi bruger personoplysningerne om dine præferencer og din brug, for at forstå den måde, som vores kunder tager imod vores markedsføring og for at forbedre markedsføringen over for dig og vores øvrige kunder fremadrettet.

Vi sender kun markedsføringsmateriale til dig på e-mail, sms eller via anden elektronisk kanal, når vi har indhentet dit samtykke hertil, når dette er påkrævet i henhold til markedsføringslovens regler.

Vi bruger også personoplysninger om dig til at vise dig indhold på vores og andres sider baseret på dine aktiviteter og præferencer, og til at begrænse antallet af gange du ser det samme indhold, samt til måling af effektiviteten af vores indhold og markedsføring. Til brug herfor vil vi kunne uploade din e-mailadresse til annonceringsværktøjer hos eksempelvis Google eller Facebook med henblik på fremsendelsen af målrettet markedsføring.

Vores grundlag for behandlingen er vores legitime interesser i at efterkomme dit ønske om at modtage markedsføring fra os, som du har givet samtykke til efter markedsføringsloven (databeskyttelses-forordningen artikel 6(1)(f)).

Vi opbevarer personoplysninger om modtagere af markedsføring så længe kontakten er aktiv, og den registrerede ikke har trukket sit samtykke tilbage. Hvis kontakten er inaktiv opbevares personoplysningerne i 2 år. Hvis den registrerede trækker sit samtykke tilbage, opbevares dokumentation for det oprindelige samtykke i 12 måneder fra tilbagekaldelsesdatoen i overensstemmelse med Forbrugerombudsmandens retningslinjer og krav.

3.5. Deltagere i konkurrencer

Når du deltager i konkurrencer, behandler vi personoplysninger om navn, e-mailadresse, telefonnummer, besvarelse til den pågældende konkurrence.

Vi behandler dine personoplysninger med henblik på administration af konkurrencer, udtrækning af vindere mv.

Vores grundlag for behandlingen er vores legitime interesser i at afvikle konkurrencen og rette henvendelse til vinderen (databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(f)).

Vi opbevarer ovenstående oplysninger indsamlet i forbindelse med afholdelse af konkurrencer i 2 år.

3.6. Deltagere på Envidans events

Når du tilmelder dig og deltager i events afholdt af Envidan, behandler vi personoplysninger om navn, telefonnummer, e-mailadresse, hvilke event, der deltages i.

Vi behandler disse personoplysninger med henblik på administration af eventet og af sikkerhedsmæssige årsager, samt for at kunne sende dig relevant materiale.

Vores grundlag for behandlingen er vores legitime interesser i at afholde events (databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(f)) eller dit samtykke (databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1)(a) og markedsføringsloven § 10).

Vi opbevarer personoplysninger på deltagere i events i 2 år efter eventets afslutning. Herefter slettes oplysninger.

3.7. Samarbejdspartnere og/eller leverandører til Envidan

Når du er samarbejdspartner eller leverandør til Envidan eller er kontaktperson hos en samarbejdspartner/leverandør, behandler vi personoplysninger om navn, virksomhedsadresse, arbejdstelefonnummer, e-mailadresse, titel samt offentligt tilgængelig information og øvrige oplysninger, som du giver til os.

Vi behandler personoplysningerne til brug for kontraktstyring samt for at modtage varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere, og hvor det er relevant for at opfylde aftaler med vores kunder.

Vores grundlag for behandlingen er aftalen med dig (databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(b)) eller vores legitime interesser i at varetage relationen med dig/den virksomhed du repræsenterer som samarbejdspartner/leverandør (databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(f)).

Vi opbevarer ovenstående oplysninger om samarbejdspartnere og/eller leverandører i op til 5 år efter samarbejdets afslutning. Herefter slettes personoplysningerne.

3.8. Jobansøgere

Når vi modtager din ansøgning, vil den blive gennemlæst og behandlet efter følgende forskrifter: Ansøgningen med bilag bliver delt internt med relevant personale i rekrutteringsprocessen.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen kan Envidan bede om kopi af straffeattest.

Yderligere kan Envidan bede kandidater til udvalgte stillinger om at gennemføre en personlighedstest. Resultatet af denne bliver behandlet af Envidans HR- afdeling samt den relevante afdelingsleder.

Envidan bruger oplysningerne til at vurdere, om Envidan ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Dine oplysninger opbevares i Envidans HR-system.

Det er alene relevante ledere, HR-afdelingen og IT-administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysninger.

Hvis du bliver ansat i Envidan gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med Envidans persondatapolitik for medarbejdere, som du finder på Envidans intranet.

Personoplysninger som fremkommer i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet på følgende behandlingsgrundlag: Samtykke; Der antages at i forbindelse med at ansøgeren selv videregiver sine oplysninger til Envidan, så behandles oplysninger på baggrund af ansøgerens samtykke, og behandlingen vil stoppes i det tidspunkt, hvor samtykket tilbagetrækkes.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 6 måneder efter afslaget er givet. EnviDan indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen i rekrutteringssystemet.

I ansøgningsprocessen har du mulighed for at give samtykke til, at dine data opbevares i vores emnebank i op til 12 måneder. Denne opbevaring sker kun såfremt du ikke får jobbet. Du vil inden udgangen af de 12 måneder blive kontaktet med mulighed for at forlænge dit samtykke med yderligere 12 måneder. Hvis du ikke har givet eller forlænget dit samtykke, vil dine data automatisk blive slettet 6 måneder efter du har modtaget afslag.

Envidan kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmer vi din ansøgning med bilag i 6 måneder, hvorefter de bliver slettet. Du har dog mulighed for at give samtykke til, at ansøgningen gemmes i op til 12 måneder. Du vil inden udgangen af de 12 måneder blive kontaktet med mulighed for at forlænge dit samtykke med yderligere 12 måneder. Hvis du ikke har givet eller forlænget dit samtykke, vil dine data automatisk blive slettet 6 måneder efter du har modtaget afslag.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger.

4. DELING AF DINE PERSONOPLYSNINGER MED ANDRE

Envidan kan videregive dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores forretning samt til vores koncernforbundne selskaber.

Envidan kan endvidere videregive dine personoplysninger til en offentlig myndighed i situationer, hvor vi konkret er forpligtiget til at videregive dine personoplysninger i medfør af lovgivning og underretningsforpligtigelser, som vi er underlagt.

Vi forsøger at begrænse videregivelsen af data i personhenførbar form og dermed videregivelsen af oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

Envidan overlader desuden dine personoplysninger til databehandlere. Vores databehandlere behandler alene dine personoplysninger til vores formål og på vores instruks.

5. OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS

Vi kan i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger overføre oplysningerne til lande uden for EU/EØS (tredjeland).

Dine personoplysninger kan overføres til de lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet er på højde med det beskyttelsesniveau, der er i EU/EØS (sikre tredjelande).

Vi kan også overføre dine personoplysninger til usikre tredjelande.

Du kan læse mere om overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS på EU-Kommissionens hjemmeside.

Ønsker du yderligere information om vores overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS, er du velkommen til at kontakte os.

6. OPBEVARING, DATAINTEGRITET OG SIKKERHED

Når dine personoplysninger ikke længere er nødvendige, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

Det er vores politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse for alle de personoplysninger, som vi behandler. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.

7. DINE RETTIGHEDER

Som registreret har du en række rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du kan – ubetinget og til enhver tid – trække ethvert samtykke tilbage. Det kan ske ved at sende en e-mail til os (se e-mail ovenfor). Tilbagekaldelse af dit samtykke vil ikke have nogen negativ indvirkning. Det kan dog betyde, at vi ikke fremover kan opfylde specifikke anmodninger fra dig. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil ikke påvirke lovligheden af behandlingen på grundlag af samtykke, inden det trækkes tilbage. Endvidere vil det ikke påvirke nogen behandling, der udføres påanden lovlig basis.

Du kan desuden – ubetinget og til enhver tid – gøre indsigelser gældende mod vores behandling, når den sker på baggrund af vores legitime interesse.

Dine rettigheder omfatter også følgende:

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget og ufuldstændige personoplysninger fuldstændiggjort.
Ret til sletning (retten til at blive glemt): I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden det tidspunkt hvor vi almindeligvis vil slette dine personoplysninger.
Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til at gøre indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og altid hvis behandlingen er med henblik på direkte markedsføring.
Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden.
Ret til at indgive klage: Du kan til enhver tid indgive klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger. Se mere på www.datatilsynet.dk, hvor du også kan finde yderligere information om dine rettigheder som registreret.

8. OPDATERING AF VORES PRIVATLIVSPOLITIK

Fra tid til anden vil det være nødvendigt for os at opdatere denne privatlivspolitik. Vi gennemgår regelmæssigt vores privatlivspolitik for at sikre, at den er opdateret, retvisende og i overensstemmelse med gældende lovgivning og principper for behandling af personoplysninger. Vi offentliggør nye versioner på vores hjemmeside.

Denne politik har versionsnr. 3.0 og er gældende fra den 1. december 2022.