Retningslinjer for personvern

1. INFORMASJON OM BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

Din datasikkerhet er viktig for oss, og vi legger derfor stor vekt på at dine personopplysninger håndteres på en forsvarlig måte. Nedenfor kan du lese hvordan Envidan A/S og de andre konserntilknyttede selskapene (heretter «Envidan», «vi», «oss» eller «våre») behandler personopplysninger om deg når vi opptrer som behandlingsansvarlig. Du kan også lese om hvilke rettigheter du har i forbindelse med vår behandling.

2. ENVIDANS ROLLE SOM BEHANDLINGSANSVARLIG

I forbindelse med driften av selskapet behandler vi en rekke personopplysninger. Dette gjør vi for at vi skal kunne betjene deg på best mulig måte. Vi samler inn og behandler hovedsakelig generelle (ikke-sensitive) personopplysninger.

Skulle du ha spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte Envidan her:

Envidan A/S
CVR: 183 343 05
Vejlsøvej 23
8600 Silkeborg
Danmark

Juridisk leder og personvernrådgiver:
Navn: Birgitte Grønlund Møller
Telefon: 30905976
E-post: bgm@envidan.dk

Dersom du ønsker å kontakte oss angående vår behandling av dine personopplysninger, kan du gjøre det på: gdpr@envidan.dk

3. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER VI SAMLER INN OG FORMÅLET

Vi behandler personopplysninger om deg i en rekke ulike situasjoner. Les mer om vår behandling i de ulike situasjonene nedenfor.

3.1. Besøkende på Envidans nettsider og brukere av Envidans nettjenester

Når du besøker Envidans nettsider (f.eks. www.envidan.com) eller bruker våre andre nettjenester (f.eks. LinkedIn, Facebook eller Instagram), kan Envidan behandle informasjon om din IP-adresse samt informasjon om din datamaskin, enhet og nettleser.

Vi behandler også opplysninger om ditt besøk (blant annet informasjon om måten du går inn på nettsidene våre, hvordan du navigerer rundt på dem, hvilke sider du besøker, innhold du ser på, dine søk, annonser du har sett osv.). Disse personopplysningene innhentes gjennom informasjonskapsler, loggfiler og andre teknologier (du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler her http://www.envidan.com/da/complience/cookiepolitik).

Vi behandler også personopplysninger som du oppgir til oss i forbindelse med din bruk av nettsiden eller våre nettjenester, f.eks. når du bruker vårt nettbaserte kontaktskjema, herunder navn, telefonnummer, e-postadresse, produktinteresser og andre opplysninger du gir oss.

Vi bruker dine personopplysninger slik at vi kan gjøre relevante produkter, leveranser, ytelser og tjenester («Tjenester») tilgjengelige for deg og for å forbedre din opplevelse av våre nettsider og nettjenester samt de Tjenestene vi tilbyr. Vi bruker også personopplysningene til å vise deg innhold på våre og andres nettsteder basert på dine aktiviteter og preferanser, og for å begrense antallet ganger du ser det samme innholdet.

Vårt grunnlag for behandlingen er våre legitime interesser i å gjøre vårt nettsted (og våre nettjenester) tilgjengelig for deg (Personvernforordningen artikkel 6(1)(f)) eller ditt samtykke (Personvernforordningen artikkel 6(1)(a) og cookiebekendtgørelsen § 3).

Vi oppbevarer personopplysninger som samles inn i forbindelse med ditt besøk på våre nettsider så lenge du bruker våre produkter eller tjenester eller har en konto hos oss pluss 5 år etter inngåelse av et kundeforhold hos oss. Spesielle forhold eller lovkrav kan medføre at denne perioden kan bli kortere eller lengre, blant annet for å overholde lovkrav for sletting eller oppbevaring av data.

3.2. Kunder

For at du skal være kunde hos oss er det nødvendig at vi samler inn følgende personopplysninger om deg: navn, brukernavn, adresse, e-post, telefonnummer, CVR-nr., signatur, stedsinformasjon.
Vi samler inn personopplysninger om kunder til følgende formål:

Behandling av ditt kjøp og levering av våre tjenester
Administrasjon av din relasjon til oss.

Vi samler inn disse opplysningene på følgende juridiske grunnlag:

Behandling skjer på grunnlag av oppfyllelse av kontrakten med kunden og Envidan.

Opplysninger om kunder slettes 5 år etter avsluttet kundeforhold.

3.3. Potensielle kunder

For at du skal kunne bli kunde hos oss, er det nødvendig at vi samler inn følgende personopplysninger om deg: Navn, firma, e-postadresse, telefonnummer, adresse og CVR-nr.

Vi samler inn personopplysninger om potensielle kunder til følgende formål:

Mulig fremtidig samarbeid eller kjøpstransaksjon
Administrasjon av din relasjon til oss

Vi samler inn disse opplysningene på følgende juridiske grunnlag:

Selskapets legitime interesse i å samle inn og oppbevare opplysningene om de potensielle kundene er å kunne fremme kommunikasjon mellom de to partene. Kun informasjon som den potensielle kunden selv har offentlig vil bli oppbevart.

Vi oppbevarer opplysningene så lenge loven tillater det, og vi sletter dem når de ikke lenger er nødvendige. Perioden avhenger av opplysningens art og formålet med oppbevaringen. Typisk vil opplysninger vedrørende potensielle kunder bli slettet etter avtalens opphør eller når korrespondansen ikke lenger blir ansett som relevant. Opplysningene vil imidlertid bli oppbevart så lenge kundeforholdet fortsetter.

Informasjon om potensielle kunder slettes 2 år etter siste kontakt eller på forespørsel om dette.

3.4. Mottakere av markedsføring

Når du mottar markedsføring, som for eksempel nyhetsbrev fra Envidan, behandler vi personopplysninger om navn, e-postadresse, produktinteresse, tittel og telefonnummer. Vi behandler også informasjon om dine preferanser i forhold til markedsføring eller kommunikasjon, din bruk av markedsføringen vi sender deg (deriblant om du har åpnet en e-post fra oss, om e-posten er lest og hvilke lenker du har åpnet), samt andre opplysninger du ellers gir oss.

Vi behandler dine personopplysninger med det formål å markedsføre vårt selskap og selskapets tjenester samt å opprette og administrere deg som abonnent på markedsføringsmateriale. Vi bruker personopplysningene om dine preferanser og din bruk for å forstå måten våre kunder mottar markedsføring på og for å forbedre markedsføringen overfor deg og fremtidige kunder.

Vi sender kun markedsføringsmateriale til deg på e-post, SMS eller via annen elektronisk kanal etter at vi har innhentet ditt samtykke til dette, når dette er påkrevd etter markedsføringslovens regler.

Vi bruker også personopplysninger om deg til å vise deg innhold på våre og andres nettsteder basert på dine aktiviteter og preferanser, for å begrense antallet ganger du ser det samme innholdet og for å måle effektiviteten av innholdet og markedsføringen. I forbindelse med dette vil vi kunne laste opp e-postadressen din til annonseverktøy hos for eksempel Google eller Facebook med det formål å sende målrettet markedsføring.

Grunnlaget for behandlingen er våre legitime interesser i å etterkomme ditt ønske om å motta markedsføring fra oss, som du har gitt samtykke til i henhold til markedsføringsloven (Personvernforordningen artikkel 6(1)(f)).

Vi oppbevarer personopplysninger om mottakere av markedsføring så lenge kontakten er aktiv, og den registrerte ikke har trukket tilbake sitt samtykke. Dersom kontakten er inaktiv, oppbevares personopplysningene i 2 år. Dersom den registrerte trekker tilbake sitt samtykke, oppbevares dokumentasjon på det opprinnelige samtykket i 12 måneder fra tilbakekallingsdato i henhold til Forbrukerombudets retningslinjer og krav.

3.5. Deltakere i konkurranser

Når du deltar i konkurranser, behandler vi personopplysninger om navn, e-postadresse, telefonnummer og besvarelse i forbindelse med den aktuelle konkurransen.

Vi behandler dine personopplysninger med det formål å administrere konkurranser, trekke vinnere osv.

Grunnlaget for behandlingen er våre legitime interesser i å gjennomføre konkurransen og kontakte vinneren (Personvernforordningen artikkel 6(1)(f)).

Vi oppbevarer ovennevnte opplysninger innsamlet i forbindelse med avholdelse av konkurranser i 2 år.

3.6. Deltakere på Envidans arrangementer

Når du registrerer deg og deltar på arrangementer avholdt av Envidan, behandler vi personopplysninger om navn, telefonnummer, e-postadresse og hvilket arrangement du deltar på.

Vi behandler disse personopplysningene med det formål å administrere arrangementet og av sikkerhetsmessige årsaker, samt for å kunne sende deg relevant materiale.

Vårt grunnlag for behandlingen er våre legitime interesser i å avholde arrangementer (Personvernforordningen artikkel 6(1)(f)) eller ditt samtykke (Personvernforordningen artikkel 6(1)(a) og markedsføringsloven § 10).

Vi lagrer personopplysninger om deltakere på arrangementer i 2 år etter avsluttet arrangement. Etter dette vil opplysningene bli slettet.

3.7. Samarbeidspartnere og/eller leverandører til Envidan

Hvis du er samarbeidspartner eller leverandør til Envidan eller er kontaktperson hos en samarbeidspartner /leverandør, behandler vi personopplysninger om navn, bedriftsadresse, arbeidstelefonnummer, e-postadresse, tittel samt offentlig tilgjengelig informasjon og andre opplysninger som du gir oss.

Vi behandler personopplysningene for kontraktshåndtering og for å motta varer og tjenester fra våre leverandører og samarbeidspartnere, og når det er relevant for å holde avtaler med våre kunder.

Vårt grunnlag for behandlingen er avtalen med deg (Personvernforordningen artikkel 6(1)(b)) eller våre legitime interesser i å opprettholde relasjonen med deg/selskapet du representerer som samarbeidspartner/leverandør (Personvernforordningen artikkel 6(1)(f)).

Vi oppbevarer ovennevnte opplysninger om samarbeidspartnere og/eller leverandører i inntil 5 år etter avsluttet samarbeid. Etter dette vil personopplysningene bli slettet.

3.8. Jobbsøkere

Når vi mottar søknaden din, vil den bli lest gjennom og behandlet etter følgende forskrifter: Søknaden med vedlegg vil bli delt internt med relevant personell i rekrutteringsprosessen.

I forbindelse med rekrutteringsprosessen kan Envidan be om kopi av vandelsattest.

I tillegg kan Envidan be kandidater til utvalgte stillinger gjennomføre en personlighetstest. Resultatet av denne behandles av Envidans HR-avdeling og den relevante avdelingslederen.

Envidan bruker opplysningene til å vurdere om Envidan ønsker å tilby deg ansettelse, samt å kommunisere med deg i forbindelse med rekrutteringsprosessen.

Dine opplysninger lagres i Envidans HR-system.

Det er kun relevante ledere, HR-avdelingen og IT-administratorer som med personlige passord har tilgang til dine opplysninger.

Dersom du er ansatt i Envidan, vil opplysningene dine lagres i henhold til Envidans retningslinjer for ansattes personopplysninger, som du finner på Envidans intranett.

Personopplysninger som fremkommer i rekrutteringsprosessen vil bli behandlet på følgende behandlingsgrunnlag: Samtykke; I forbindelse med at søkeren selv videreformidler sine opplysninger til Envidan, vil opplysningene bli behandlet på grunnlag av søkerens samtykke, og behandlingen vil stoppe på det tidspunktet samtykket trekkes tilbake.

Søknader fra kandidater som ikke blir ansatt, oppbevares som hovedregel i 6 måneder etter at avslaget er gitt. EnviDan innhenter samtykke fra søkeren til å oppbevare søknaden i rekrutteringssystemet.

I søknadsprosessen har du mulighet til å samtykke til at dine data oppbevares i vår emnebank i inntil 12 måneder. Denne oppbevaringen vil kun skje dersom du ikke får jobben. Du vil bli kontaktet før utløpet av de 12 månedene med mulighet for å forlenge ditt samtykke i ytterligere 12 måneder. Dersom du ikke har gitt eller utvidet ditt samtykke, slettes dine data automatisk 6 måneder etter at du har mottatt avslaget.

I visse tilfeller kan Envidan også videreformidle dine personopplysninger dersom dette er påkrevd av lov eller en rettsavgjørelse.

Uoppfordrede søknader med vedlegg lagrer vi i 6 måneder. Etter dette vil de bli slettet. Du har imidlertid muligheten til å samtykke til at søknaden lagres i inntil 12 måneder. Du vil bli kontaktet før utløpet av de 12 månedene med mulighet for å forlenge ditt samtykke i ytterligere 12 måneder. Dersom du ikke har gitt eller utvidet ditt samtykke, slettes dine data automatisk 6 måneder etter at du har mottatt avslaget.

Ditt samtykke er frivillig, og du kan når som helst trekke det tilbake ved å kontakte oss via kontaktopplysningene ovenfor.

4. DELING AV DINE PERSONOPPLYSNINGER MED ANDRE

Envidan kan videreformidle dine personopplysninger til andre leverandører og/eller tjenesteleverandører i forbindelse med den generelle driften av virksomheten samt til våre tilknyttede selskaper.

Envidan kan også videreformidle dine personopplysninger til en offentlig myndighet i situasjoner hvor vi er spesifikt forpliktet til å videreformidle dem i henhold til lovgivning og varslingsplikter som vi er underlagt.
Vi forsøker å begrense videreformidling av data i personlig identifiserbar form og dermed videreformidling av opplysninger som kan identifisere deg personlig.

Envidan overlater også dine personopplysninger til databehandlere. Våre databehandlere behandler kun personopplysninger for våre formål og etter våre instruksjoner.

5. OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL LAND UTENFOR EU/EØS

I forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger kan vi overføre opplysningene til land utenfor EU/EØS (tredjeland).

Dine personopplysninger kan overføres til land som EU-kommisjonen har kommet frem til har et databeskyttelsesnivå på nivå med beskyttelsesnivået i EU/EØS (trygge tredjeland).

Vi kan også overføre dine personopplysninger til usikre tredjeland.

Du kan lese mer om overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS på EU-kommisjonens nettsider.

Hvis du ønsker mer informasjon om vår overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS, er det bare å kontakte oss.

6. OPPBEVARING, DATAINTEGRITET OG SIKKERHET

Når dine personopplysninger ikke lenger er nødvendige, vil vi sørge for at de slettes på en sikker måte.

Vår policy er å beskytte personopplysninger ved å iverksette tilstrekkelige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.

Vi har iverksatt sikkerhetstiltak for å sikre databeskyttelse for alle personopplysningene vi behandler. Vi gjennomfører jevnlig interne oppfølginger av tilstrekkelighet og etterlevelse av retningslinjer og tiltak.

7. DINE RETTIGHETER

Som registrert har du en rekke rettigheter i henhold til Personvernforordningen. Kontakt oss hvis du ønsker å utøve dine rettigheter.

Du kan – ubetinget og når som helst – trekke tilbake ethvert samtykke. Dette kan gjøres ved å sende oss en e-post (se e-postadressen ovenfor). Tilbaketrekking av ditt samtykke vil ikke ha noen negativ innvirkning. Det kan imidlertid bety at vi ikke kan oppfylle spesifikke fremtidige forespørsler fra deg. Å trekke tilbake ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen på grunnlag av samtykke før det trekkes tilbake. Videre vil det ikke påvirke eventuell behandling utført på annet rettslig grunnlag.

Du kan også – ubetinget og når som helst – komme med innsigelser mot vår behandling når den er basert på vår legitime interesse.

Dine rettigheter omfatter også følgende:

Rett til innsyn: Du har rett til innsyn i personopplysningene vi behandler om deg.
Rett til retting: Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg selv rettet og ufullstendige personopplysninger fullstendiggjort.
Rett til sletting (retten til å bli glemt): I spesielle tilfeller har du rett til å få personopplysninger om deg slettet før tidspunktet vi normalt ville slettet dine personopplysninger.
Rett til begrensning av behandling: I visse tilfeller har du rett til å få begrenset behandlingen av dine personopplysninger. Dersom du har rett til å få begrenset behandlingen, kan vi i fremtiden bare behandle personopplysningene – bortsett fra oppbevaring – med ditt samtykke, eller med det formål å etablere, gjøre gjeldende eller oppfylle rettskrav, eller for å beskytte en person eller viktige samfunnsinteresser.
Rett til å komme med innsigelse: I visse tilfeller har du rett til å komme med innsigelser mot vår behandling av dine personopplysninger, og alltid dersom behandlingen er for direkte markedsføringsformål.
Rett til dataportabilitet: I visse tilfeller har du rett til å motta dine personopplysninger i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format, samt rett til å få disse personopplysningene overført fra en behandlingsansvarlig til en annen.
Rett til å klage: Du kan når som helst sende inn en klage til Datatilsynet over vår behandling av personopplysninger. Se mer på www.datatilsynet.no. Der vil du også finne ytterligere informasjon om dine rettigheter som registrert.

8. OPPDATERING AV VÅRE RETNINGSLINJER FOR PERSONVERN
Fra tid til annen vil det være nødvendig for oss å oppdatere våre retningslinjer for personvern. Vi gjennomgår regelmessig våre retningslinjer for personvern for å sikre at de er oppdaterte, korrekte og i samsvar med gjeldende lovgivning og prinsipper for behandling av personopplysninger. Nye versjoner publiserer vi på nettsiden vår.

Disse retningslinjene har versjonsnr. 3.0 og er gyldig fra 1. desember 2022.