1. INFORMATION OM BEHANDLING AF PERSONUPPGIFTER
Din datasäkerhet är viktig för oss, och vi lägger därför stor vikt vid att dina personuppgifter hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Nedan kan du läsa om hur Envidan AB och övriga koncernanslutna företag (nedan kallat ”Envidan”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”) behandlar dina personuppgifter när vi agerar som personuppgiftsansvarig. Du kan också läsa om vilka rättigheter du har i samband med vår behandling.
2. ENVIDANS ROLLE SOM DATAANSVARLIGE
I samband med driften av vårt företag behandlar vi en rad personuppgifter. Det gör vi för att kunna ge dig bästa möjliga service. Vi samlar in och behandlar huvudsakligen vanliga (icke känsliga) personuppgifter.
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personuppgifter, kan du kontakte Envidan her:
Envidan A/S
organisationsnummer: 183 343 05
Vejlsøvej 23
8600 Silkeborg
Danmark
Head of Legal:
Navn: Birgitte Grønlund Møller
Telefon: 30905976
E-mail: bgm@envidan.dk
Om du vill kontakta oss angående vår behandling av dina personuppgifter kan du göra det på: gdpr@envidan.dk
3. VILKA PERSONUPPGIFTER VI SAMLAR IN OCH ÄNDAMÅLET
Vi behandlar personuppgifter om dig i flera olika situationer. Läs mer om vår behandling i de olika situationerna nedan.
3.1 Besökare på Envidans webbplatser och användare av Envidans onlinetjänster
3.1.1 Personuppgiftsansvar
När du besöker Envidans webbplatser (t.ex. www.envidan.com) eller använder våra andra onlinetjänster (t.ex. på LinkedIn, Facebook och Instagram), är Envidan personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi tar emot och behandlar om dig. Envidan är skyldig att informera dig som besökare om ett antal ämnen samt rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 13, punkt 1.
3.1.2 Behandling av personuppgifter och ändamål
Envidan behandlar uppgifter om din IP-adress samt information om din dator, enhet och webbläsare.
Vi behandlar också uppgifter om ditt besök (t.ex. hur du kom in på våra webbplatser, hur du navigerar på dem, vilka sidor du besöker, vilket innehåll du tittar på, dina sökningar, annonser du sett m.m.). Dessa personuppgifter samlas in via cookies, loggfiler och andra tekniker (du kan läsa mer om vår användning av cookies här: http://www.envidan.com/da/complience/cookiepolicy).
Vi behandlar också personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du använder webbplatsen eller våra onlinetjänster, t.ex. när du använder vårt kontaktformulär online – inklusive ditt namn, telefonnummer, e-postadress, produktintresse samt andra uppgifter du själv lämnar till oss.
Vi använder dina personuppgifter för att göra relevanta produkter, leveranser, tjänster och service (”Tjänster”) tillgängliga för dig och för att förbättra din upplevelse av våra webbplatser och onlinetjänster samt de Tjänster vi erbjuder. Vi använder också personuppgifterna för att visa innehåll på våra och andras sidor baserat på dina aktiviteter och preferenser, samt för att begränsa antalet gånger du ser samma innehåll.
Vår rättsliga grund för behandlingen av dina personuppgifter vid besök på vår webbplats är vårt berättigade intresse av att tillgängliggöra vår webbplats (och onlinetjänster) för dig (dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 6, punkt 1, led f). Vår rättsliga grund för att använda dina personuppgifter via cookies är ditt samtycke enligt dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 6, punkt 1, led a samt enligt cookiebestämmelserna § 3.
3.1.3 Lagring och radering
Vi lagrar personuppgifter som samlats in i samband med ditt besök på vår webbplats så länge du använder våra produkter eller tjänster eller har ett konto hos oss. Vi förbehåller oss rätten att lagra dina personuppgifter i upp till 12 månader efter ditt besök på vår webbplats eller efter att du slutat använda ovan nämnda tjänster.
3.1.4 Dina rättigheter
I de fall där den rättsliga grunden är ditt samtycke enligt dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 6, punkt 1, led a, har du följande rättigheter:
- Rätt till tillgång – Du har rätt att få insyn i de personuppgifter vi behandlar om dig.
- Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade och att få ofullständiga uppgifter kompletterade.
- Rätt till radering – I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter raderade innan den tidpunkt då vi normalt skulle radera dem.
- Rätt till begränsning av behandling – I vissa fall har du rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du har rätt till begränsning får Envidan endast behandla personuppgifterna – förutom lagring – med ditt samtycke, eller i syfte att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller för att skydda en person eller viktiga allmänna intressen.
- Rätt till dataportabilitet – I vissa fall har du rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få dessa uppgifter överförda från en personuppgiftsansvarig till en annan.
- Rätt att invända – I vissa fall har du rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter, och alltid om behandlingen sker i syfte att bedriva direktmarknadsföring.
Du kan til enhver tid indgive en klagomål til Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som har følgende adress samt e-mail
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Web: www.imy.se
Telefon: +46 (0)8 657 61 00
E-mail: imy@imy.se
Adresse: Box 8114, 104 20 Stockholm, Sverige
Vi hoppas dock att du kontaktar oss innan du lämnar in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. Du hittar våra kontaktuppgifter under punkt 2 i denna integritetspolicy.
I de fall där den rättsliga grunden är dataskyddsförordningen artikel 6.1 f, har du samma rättigheter som nämnts ovan, med undantag för punkt 5 – rätten till dataportabilitet.
3.1.5 Underbiträden
Envidan använder följande underbiträden enligt dataskyddsförordningen artikel 28.1:
| Namn | Adress | Beskrivning |
| Hubspot | ||
| Microsoft Azure | One Microsoft Place South Country Business Park Leopardstown Dublin 18 | Lagring och drift av applikationer och data |
Envidan använder underbiträden i USA, vilket är ett osäkert tredjeland. Envidan anlitar endast underbiträden i USA som är certifierade och godkända enligt EU–US Data Privacy Framework, vilket också anses vara en tillräcklig överföringsgrund.
När du besöker vår webbplats använder vi cookies. I det sammanhanget delas dina uppgifter med Google.
Se vår cookiepolicy här: https://www.envidan.com/sv/compliance/cookiepolicy/
3.2 Kunder
3.2.1 Personuppgiftsansvar
Envidan är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi tar emot på uppdrag av våra kunder, såvida inte kunden fortsatt har instruktioner och ändamålet för behandlingen. I de fall där Envidan anses vara personuppgiftsansvarig är Envidan skyldig att informera om ett antal ämnen samt rättigheter enligt dataskyddsförordningen artikel 13.1.
3.2.2 Behandling av personuppgifter samt ändamål
För att du ska kunna vara kund hos oss är det nödvändigt att vi samlar in följande personuppgifter om dig: namn, användarnamn, adress, e-postadress, telefonnummer, organisationsnummer, underskrift, platsinformation.
Vi samlar in personuppgifter om kunder för följande ändamål:
- Behandling av ditt köp och leverans av våra tjänster
- Administration av din relation till oss
Vi samlar in dessa uppgifter med följande rättsliga grund:
- Behandlingen sker med stöd av fullgörande av avtal mellan kunden och Envidan enligt artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.
3.2.3 Lagring och radering
Vi lagrar uppgifterna under den tid som lagen tillåter, och vi raderar dem när vi inte längre har ett berättigat syfte. Perioden beror på uppgifternas karaktär och grunden för lagringen. Enligt bokföringslagen är Envidan skyldig att lagra vissa personuppgifter i fem år efter att kundrelationen upphört.
3.2.4 Dina rättigheter
Du har som registrerad ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Dessa beskrivs i punkt 3.1.4 i denna integritetspolicy.
Den rättsliga grunden mellan Envidan och dess kunder är dataskyddsförordningen artikel 6.1 b.
Detta innebär att du som registrerad inte har rätt att invända mot behandlingen.
3.2.5 Underbiträden
Envidan använder underbiträden i behandlingen av personuppgifter som samlas in och behandlas.
Envidan använder följande underbiträden enligt dataskyddsförordningen artikel 28.1:
| Namn | Adress | Beskrivning |
| Hubspot | ||
| Microsoft Azure | One Microsoft Place South Country Business Park Leopardstown Dublin 18 | Lagring och drift av applikationer och data |
Envidan använder underbiträden i USA, vilket är ett osäkert tredjeland. Envidan anlitar endast underbiträden i USA som är certifierade och godkända enligt EU–US Data Privacy Framework, vilket anses vara en tillräcklig överföringsgrund.
3.3 Potentiella kunder
3.3.1 Ansvar för personuppgifter
Envidan är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi mottar i samband med ingående av avtal med potentiella kunder, såvida kunden inte fortsatt är ansvarig för instruktionen och ändamålet.
I de fall där Envidan är att betrakta som personuppgiftsansvarig är Envidan skyldig att informera om ett antal områden samt rättigheter enligt dataskyddsförordningen artikel 13, punkt 1.
3.3.2 Behandling av personuppgifter samt ändamål
För att du ska kunna bli kund hos oss är det nödvändigt att vi samlar in följande personuppgifter om dig: Namn, företag, e-post, telefonnummer, adress och organisationsnummer (motsv. CVR nr).
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav f.
Vi samlar in personuppgifter om potentiella kunder för följande ändamål:
- Möjligt framtida samarbete eller köpeavtal
- Administration av din relation till oss
Vi samlar in dessa uppgifter med följande rättsliga grund:
- Företagets berättigade intresse i att samla in och lagra uppgifter om potentiella kunder är att kunna främja kommunikationen mellan parterna. Endast uppgifter som offentliggjorts av den potentiella kunden själv lagras.
3.3.3 Lagring och radering
Vi lagrar uppgifterna så länge lagstiftningen tillåter, och vi raderar dem när de inte längre är nödvändiga. Tidsperioden beror på uppgiftens karaktär och skälen för lagringen. Vanligtvis raderas uppgifter om potentiella kunder efter avtalets upphörande eller när korrespondensen anses vara irrelevant. Dock lagras uppgifterna så länge kundrelationen kvarstår.
Uppgifter om potentiella kunder raderas senast 6 månader efter sista kontakt eller på begäran, beroende på vad som inträffar först.
3.3.4 Dina rättigheter
Som registrerad person har du flera rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Dessa beskrivs under punkt 3.1.4 i denna integritetspolicy.
Rättslig grund mellan Envidan och dess potentiella kunder är dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav b.
Detta innebär att du som registrerad inte har rätt att göra invändningar. Se punkt 3.1, nr. 6.
3.3.5 Underbiträden
Envidan använder underbiträden vid behandling av personuppgifter som samlas in och behandlas.
Envidan använder följande underbiträden enligt dataskyddsförordningen artikel 28, punkt 1:
| Namn | Adress | Beskrivning |
| Hubspot | ||
| Microsoft Azure | One Microsoft Place South Country Business Park Leopardstown Dublin 18 | Lagring och drift av applikationer och data |
Envidan använder underbiträden i USA, som är ett tredjeland utan adekvat skyddsnivå.
Envidan använder endast underbiträden i USA som är certifierade och godkända enligt EU–US Data Privacy Framework, vilket anses vara en tillräcklig överföringsgrund.
3.4 Mottagare av marknadsföring
3.4.1 Ansvar för personuppgifter
När du tar emot marknadsföring, inklusive nyhetsbrev från Envidan, behandlar vi personuppgifter om namn, e-postadress, produktintresse, titel och telefonnummer. Vi behandlar även uppgifter om dina preferenser avseende marknadsföring eller kommunikation, din användning av marknadsföringen vi skickar (t.ex. om du har öppnat e-post, läst e-post och vilka länkar du klickat på), samt övriga uppgifter du lämnar till oss. Envidan är personuppgiftsansvarig och skyldig att informera om vissa områden och skyldigheter enligt dataskyddsförordningen artikel 13, punkt 1.
3.4.2 Behandling av personuppgifter och ändamål
Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att marknadsföra vårt företag och våra tjänster, skapa och administrera ditt abonnemang på marknadsföring. Vi använder uppgifter om dina preferenser och din användning för att förstå hur du som kund reagerar på vår marknadsföring och för att förbättra denna gentemot nuvarande och framtida kunder.
Det rör sig om direkt marknadsföring till personer som gett sitt samtycke enligt marknadsföringslagen § 10. Envidan skickar endast material via e-post, sms eller annan elektronisk kanal som du godkänt.
Vi använder dina personuppgifter för att visa innehåll på våra webbplatser baserat på dina aktiviteter och preferenser. Personuppgifterna används också för att begränsa hur många gånger du ser samma innehåll samt för att mäta effektiviteten av Envidans innehåll och marknadsföring.
Vår rättsliga grund enligt dataskyddsförordningen för att behandla och lagra dina personuppgifter i detta syfte är artikel 6, punkt 1, bokstav a (samtycke).
3.4.3 Lagring och radering
Vi lagrar personuppgifter så länge vi har ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke förbehåller sig Envidan rätten att under en period om två månader radera alla dina personuppgifter.
3.4.4 Dina rättigheter
Som registrerad har du ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Dessa beskrivs under punkt 3.1.4 i denna integritetspolicy.
Eftersom vår rättsliga grund för behandling och lagring är dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav a (samtycke), har du alla rättigheter som följer av dataskyddsförordningen, nämnda och beskrivna i punkt 3.1.4.
3.4.5 Underbiträden
Envidan använder följande underbiträden enligt dataskyddsförordningen artikel 28, punkt 1:
| Namn | Adress | Beskrivning |
| Hubspot | ||
| Microsoft Azure | One Microsoft Place South Country Business Park Leopardstown Dublin 18 | Lagring och drift av applikationer och data |
3.5 Samarbetspartners och/eller leverantörer till Envidan
3.5.1 Ansvar för personuppgifter
När du är samarbetspartner eller leverantör till Envidan, eller kontaktperson hos en sådan, behandlar vi personuppgifter som namn, företagsadress, arbetsnummer, e-post, titel samt offentligt tillgänglig information och övriga uppgifter som du lämnar till oss.
3.5.2 Behandling av personuppgifter samt ändamål
Vi behandlar uppgifterna för kontraktshantering samt för att ta emot varor och tjänster från våra leverantörer och samarbetspartners, och där det är relevant för att uppfylla avtal med våra kunder.
Vår rättsliga grund för behandlingen är avtalet med dig enligt dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav b, eller våra legitima intressen att sköta relationen med dig/den verksamhet du representerar enligt dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav f.
3.5.3 Lagring och radering
Vi lagrar ovanstående uppgifter om samarbetspartners och/eller leverantörer i upp till 5 år efter avslutat samarbete. Därefter raderas personuppgifterna.
3.5.4 Dina rättigheter
Du har som registrerad flera rättigheter enligt dataskyddsförordningen, beskrivna under punkt 3.1.4 i denna integritetspolicy.
Eftersom vår rättsliga grund är dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav b och f har du inte rätt att göra invändningar eller begära dataportabilitet, som beskrivs under punkt 3.4.1.
3.5.5 Underbiträden
Envidan använder följande underbiträden enligt dataskyddsförordningen artikel 28, punkt 1:
| Namn | Adress | Beskrivning |
| Hubspot | ||
| Microsoft Azure | One Microsoft Place South Country Business Park Leopardstown Dublin 18 | Lagring och drift av applikationer och data |
3.6 Jobbsökande
3.6.1 Ansvar för personuppgifter
Envidan är personuppgiftsansvarig och skyldig att informera om flera områden och rättigheter enligt dataskyddsförordningen artikel 13, punkt 1.
3.6.2 Behandling av personuppgifter samt ändamål
När vi mottar din ansökan läses den igenom och behandlas enligt följande riktlinjer: Ansökan med bilagor delas internt med relevant personal i rekryteringsprocessen.
I rekryteringsprocessen kan Envidan begära utdrag ur belastningsregistret.
Envidan kan också be kandidater till vissa tjänster genomgå personlighetstester. Resultatet behandlas av Envidans HR-avdelning samt relevant avdelningschef.
Envidan använder uppgifterna för att bedöma om vi vill erbjuda dig anställning samt för att kommunicera med dig under rekryteringsprocessen.
Dina uppgifter lagras i Envidans HR-system.
Endast relevanta chefer, HR-avdelningen och IT-administratörer med personliga lösenord har tillgång till dina uppgifter.
Om du blir anställd hos Envidan sparas dina uppgifter i enlighet med Envidans persondatapolicy för anställda, som finns på intranätet.
Personuppgifter som framkommer under rekryteringsprocessen behandlas på grund av samtycke; genom att du själv lämnar uppgifter till Envidan betraktas detta som samtycke, och behandlingen upphör när samtycket dras tillbaka.
Envidan har rättslig grund enligt dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav f för vanliga uppgifter samt artikel 9, punkt 2, bokstav f och personuppgiftslagen § 12, punkt 1.
3.6.3 Lagring och radering
Ansökningar från kandidater som inte anställs lagras normalt i 6 månader efter avslagsbesked. Envidan inhämtar samtycke för lagring i rekryteringssystemet.
Du kan också ge samtycke till att dina uppgifter lagras i vår kandidatbank i upp till 12 månader om du inte får jobbet. Innan denna period löper ut blir du kontaktad för att förlänga samtycket med ytterligare 12 månader. Om du inte lämnar eller förlänger samtycket raderas dina uppgifter automatiskt 6 månader efter avslagsbesked.
I vissa fall kan Envidan även lämna ut dina personuppgifter om det krävs enligt lag, domstolsbeslut eller gällande rätt.
Vid oombedda ansökningar lagras dessa i 6 månader, sedan raderas de. Du kan dock ge samtycke till förlängd lagring upp till 12 månader, med möjlighet till förlängning.
Ditt samtycke är frivilligt och kan när som helst återkallas via kontaktuppgifterna ovan.
3.6.4 Dina rättigheter
Du har som registrerad flera rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Dessa beskrivs under punkt 3.1.4 i denna integritetspolicy.
Eftersom vår rättsliga grund för behandling är samtycke, har du alla rättigheter enligt dataskyddsförordningen, nämnda i punkt 3.1.4.
3.6.5 Underbiträden
Envidan använder följande underbiträden enligt dataskyddsförordningen artikel 28, punkt 1:
| Namn | Adress | Beskrivning |
| Hubspot | ||
| Microsoft Azure | One Microsoft Place South Country Business Park Leopardstown Dublin 18 | Lagring och drift av applikationer och data |
3.7 Deltagare på Envidans event
3.7.1 Ansvar för personuppgifter
När du deltar i ett event som Envidan anordnar är Envidan personuppgiftsansvarig och därför skyldig att informera om ett antal områden och rättigheter enligt dataskyddsförordningen artikel 13, punkt 1.
Event omfattar, men är inte begränsade till, webinarier, arrangemang, after work-möten, studentarrangemang, workshops, mässor, byggplatsbesök med mera.
3.7.2 Behandling av personuppgifter och ändamål
När du anmäler dig till och deltar i event som anordnas av Envidan eller andra arrangörer där Envidan medverkar och där vi därigenom tar emot dina personuppgifter, behandlar vi uppgifter om namn, telefonnummer, e-postadress och vilka event du deltar i.
Vi behandlar dessa personuppgifter för administration av eventet, för att kunna hålla dig uppdaterad löpande med praktisk information och av säkerhetsskäl, samt för att kunna skicka relevant material och i efterhand skicka ut utvärdering av eventet.
Om du har mottagit och undertecknat ett samtyckesformulär för ett event, där du samtycker till att Envidan får använda bilder och videor där du förekommer, är rättslig grund dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav a. Du kan – som angivet i samtyckesformuläret – när som helst återkalla ditt samtycke.
Vår rättsliga grund för behandling av dina personuppgifter som inte är samtyckesbaserad är vårt berättigade intresse att anordna event enligt dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav f samt marknadsföringslagen § 10.
3.7.3 Lagring och radering
Om rättslig grund är samtycke raderas dina personuppgifter när du återkallar ditt samtycke eller efter avslutad marknadsföringsperiod. Efter avslutad marknadsföringsperiod raderas dina personuppgifter senast efter 6 månader.
Inspelningar – inklusive webinarier – raderas efter 12 månader. Om inspelningarna därefter skickas till deltagarna får de inte vidarebefordras till tredje part utan förhandsgodkännande från Envidan. Om det finns en chattfunktion till webbinariet raderas dessa när Envidan inte längre har ett legitimt syfte att behandla personuppgifter som eventuellt nämns i chatten.
Vid anmälan till andra arrangemang sparas dina uppgifter i 5 år.
3.7.4 Dina rättigheter
Du har som registrerad flera rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Dessa beskrivs under punkt 3.1.4 i denna integritetspolicy.
Eftersom vår rättsliga grund är dataskyddsförordningen artikel 6, punkt 1, bokstav f har du inte rätt till dataportabilitet, vilket beskrivs under punkt 3.4.1.
3.7.5 Underbiträden
Envidan använder följande underbiträden enligt dataskyddsförordningen artikel 28, punkt 1:
| Namn | Adress | Beskrivning |
| Hubspot | ||
| Microsoft Azure | One Microsoft Place South Country Business Park Leopardstown Dublin 18 | Lagring och drift av applikationer och data |
4. Generellt
4.1 DATAINTEGRITET OCH SÄKERHET
När dina personuppgifter inte längre är nödvändiga kommer vi att säkerställa att de raderas på ett säkerhetsmässigt försvarbart sätt.
Det är vår policy att skydda personuppgifter genom att vidta tillräckliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.
Vi har implementerat säkerhetsåtgärder för att säkerställa dataskydd för alla personuppgifter vi behandlar. Vi genomför regelbundet interna uppföljningar för att säkerställa att våra policyer och åtgärder är tillräckliga och följs.
4.2 Utlämnande av personuppgifter
Envidan kan lämna ut dina personuppgifter till andra leverantörer och/eller tjänsteleverantörer i samband med den ordinarie verksamheten samt till våra koncernbolag.
Envidan kan även lämna ut dina personuppgifter till myndigheter i situationer där vi enligt lag är skyldiga att göra detta, till exempel enligt anmälningsskyldigheter.
Vi försöker begränsa utlämnandet av personuppgifter som kan kopplas direkt till dig som person.
5. UPPDATERING AV VÅR INTEGRITETSPOLICY
Då och då kan det bli nödvändigt att uppdatera denna integritetspolicy. Vi granskar regelbundet vår integritetspolicy för att säkerställa att den är uppdaterad, korrekt och i enlighet med gällande lagstiftning och principer för behandling av personuppgifter. Nya versioner publiceras på vår webbplats.
Denna policy har versionsnummer 4.0 och gäller från och med den 1 april 2024.