Formål
Envidan Norge AS (“Envidan”) har etablert en varslingsordning som har som formål å gi nåværende og tidligere ansatte i Envidan, samarbeidspartnere og andre eksterne personer med tilknytning til Envidan (“varslere”) mulighet til å varsle om bekymringer, eller rimelig mistanke om faktiske eller potensielle overtredelser, som har funnet sted eller med stor sannsynlighet vil finne sted, samt om forsøk på å skjule slike overtredelser.
Varslere oppfordres til å varsle om slike mistanker og bekymringer raskest mulig, uten frykt for å bli møtt med represalier, trusler, sjikane, diskriminering eller negative ansettelsesrettslige konsekvenser som følge av varselet.
Omfang
I overensstemmelse med Europaparlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 Direktiv om vern av varslere, behandler varslingsordningen varsler om overtredelser av EU-lovgivningen, herunder bl.a. følgende:
- Straffbare forhold, f.eks. bedrageri, underslag, misbruk av aktiva, forfalskning av dokumenter, regnskapsmanipulering, bestikkelse, korrupsjon, hvitvasking og terrorfinansiering
- Brudd på konkurranse- og anbudsregler
- Fare for enkeltpersoners helse og sikkerhet, herunder alvorlige eller gjentatte brudd på arbeidssikkerhet
- Vesentlige brudd på miljøregler og forurensning av miljøet
- Overtredelse av taushetsforpliktelser
- Overtredelser av beskyttelse av privatlivets fred og personopplysninger.
- Alvorlige overtredelser av interne retningslinjer og regler i Envidan (f.eks. Envidans Personalhåndbok og Code of Conduct)
- Diskriminering, grov mobbing, grov sjikane, fysisk vold, trusler og seksuelle krenkelser
Varslere som er usikre på om en melding dekkes av varslingsrutinen, oppfordres til å bruke det da alle varsler blir vurdert. Meldinger som faller inn under varslingsrutinen vil bli behandlet.
Øvrige forhold, herunder HR-forhold, mindre overtredelser av Envidans interne retningslinjer, klager over andre ansattes atferd eller inkompetanse, herunder opplysninger om mindre grove personalrelaterte konflikter på arbeidsplassen og samarbeidsproblemer omfattes ikke av varslerordningen. Denne type saker skal varsles via den vanlige ledelsesstrukturen, dvs. til nærmeste leder eller til People & Culture avdelingen.
Roller og ansvar
Denne varslerpolicyen gjelder for Envidan Norge AS.
PwC
Når du sender inn et varsel går den direkte til en uavhengig og ekstern tredjepart som heter PwC. PwC er et uavhengig revisjons-, skatte- og rådgivningsselskap som mottar rapporter på vegne av Envidan for å sikre en uavhengig og anonym kanal for deg som rapporterer.
Alle varsler mottas av PwC, som innledningsvis vurderer om det aktuelle varselet faller inn under varslingsrutinen. PwC vil deretter foreta en habilitetsvurdering, som skal avdekke hvem som kan håndtere varselet i Envidan, slik at varselet kan behandles av en upartisk og kompetent person i Envidan, og dermed ikke videresendes til en person som varselet berører direkte eller indirekte, eller der det kan være risiko for interessekonflikt.
Ansatte
Alle ansatte i Envidan er forpliktet til å samarbeide lojalt i forbindelse med undersøkelse av varsler.
Juridisk sjef i Envidan
Varslingsrutinen er forankret hos juridisk sjef i Envidan, som er ansvarlig for Envidans varslingsrutine.
Hvis varselet gjelder juridisk sjef, hvis vedkommende er inhabil eller det er risiko for interessekonflikt, er CFO ansvarlig. Hvis varselet gjelder CFO, hvis vedkommende er inhabil eller det er risiko for interessekonflikt, er styreleder ansvarlig. Hvis varselet gjelder styreleder, hvis vedkommende er inhabil eller det er risiko for interessekonflikt, er PwC ansvarlig.
Juridisk sjef har ansvaret for å treffe beslutning om hvorvidt det skal foretas en grunnleggende undersøkelse av mottatt varsel samt i bekreftende tilfelle om undersøkelsen skal foretas internt og/eller med ekstern bistand. I tillegg har juridisk sjef ansvar for:
- Forsvarlig ivaretakelse av varslerordningen, herunder grundig oppfølging innkomne varsler
- Å vedlikeholde retningslinjer som beskriver prosessen for utførelse av interne undersøkelse av innsendte varsler
- Å vedlikeholde en oversikt over mottatte varsler.
- At rapportere antall håndterte varsler årlig til styret, samt orientere styret i tilfeller der varslet gjelder alvorlige forhold.
Varsel
Varslere kan sende konfidensielle og anonyme varsler via denne lenken: whistleblowersoftware.com/secure/Envidan
Varslere oppfordres til å benytte Envidans interne varslingsrutine, men varslere kan også velge å varsle til de eksterne varslerordningene, som er opprettet av myndighetene.
Prosedyre for håndtering av varsler
Alle varsler mottas av PwC. PwC bekrefter mottak av et varsel direkte til varsleren innen 7 dager etter mottak.
PwC gjør innledningsvis en vurdering av om forholdene i varselet omfattes av varslingstrutinen og foretar en vurdering av om juridisk sjef i Envidan er habil og kan behandle varselet. Hvis varselet gjelder juridisk sjef i Envidan, hvis juridisk sjef i Envidan er inhabil eller det ellers finnes risiko for interessekonflikt i forhold til det konkrete varselet, videresendes varselet til CFO i Envidan i stedet. Hvis varselet gjelder CFO i Envidan, hvis CFO i Envidan er inhabil eller det ellers finnes risiko for interessekonflikt i forhold til det konkrete varselet, videresendes varselet til styreformann i Envidan i stedet. På denne måten kan det sikres at varselet behandles av en upartisk, uavhengig og kompetent person i Envidan.
Hvis varselet ikke faller inn under varslingsrutinen, blir det videresendt til Envidan med beskjed om dette, og med beskjed om det ikke er grunnlag for å behandle varselet, som deretter skal slettes.
Hvis varselet faller inn under ordningen, og det er grunnlag for en grunnleggende saksbehandling, videresender PwC varselet til Envidan, som vil vurdere om det er grunnlag for å iverksette en undersøkelse og hvilke skritt som skal tas som følge av varselet.
Hvis et varsel åpenbart er grunnløst, inneholder veldig generelle beskyldninger uten nærmere presisering eller hvis forholdet ikke kan undersøkes, vil det ikke bli satt i gang en undersøkelse.
Envidan har følgende reaksjonsmuligheter basert på en undersøkelse av et varsel:
- Saken avsluttes fordi varselet åpenbart er grunnløst
- Saken avsluttes med en påtale/advarsel
- Saken avsluttes med en bortvisning/avskjedigelse av den ansatte
- Saken avsluttes med anbefaling om endring av policy/retningslinjer/saksgang
- Saken overleveres til politiet eller annen relevant myndighet for videre etterforskning
Prosedyre for oppfølging overfor varsleren (feedback)
Envidan er forpliktet til å følge opp varsler objektivt, raskt og konfidensielt. Envidan har forpliktet seg til å sikre at det iverksettes egnede tiltak.
Envidan informerer varsleren innen 3 måneder om de tiltak som er påtenkt eller som er truffet som oppfølging av varselet, og begrunnelsen for valg av denne oppfølgingen. Envidan vil underrette varsleren om undersøkelsens forløp og utfall, i den grad dette er mulig. Hvis det ikke er iverksatt tiltak som følge av varselet, kommer begrunnelsen for dette til å bli forklart til varsleren.
Hvis varsleren har valgt å være anonym, tar PwC seg av informeringen til varsleren.
Konfidensialitet, objektivitet og anonymitet
Alle som mottar og følger opp varsler er underlagt særskilt taushetsplikt. Undersøkelse av varsler utføres med behørig uavhengighet, konfidensialitet og databeskyttelse og -sikkerhet.
Envidan og PwC behandler alle opplysninger om varsleren og berørte personers identitet konfidensielt i størst mulig omfang. Varslere har rett til å være anonyme.
Beskyttelse av varslere
Envidan tillater ingen form for represalier eller sjikane mot varslere. En varsler som i god tro varsler om en rimelig mistanke eller bekymring via varslerordningen, vil ikke bli møtt med represalier eller bli utsatt for negative konsekvenser, herunder konsekvenser av ansettelsesrettslig karakter, selv om varselet senere skulle vise seg å være ubegrunnet.
Personopplysninger
Personopplysninger angitt i varsler behandles med det formål å etablere en varslerordning i Envidan, der det kan foretas varsler om potensielle lovovertredelser og/eller alvorlige forhold av stor betydning for Envidan.
Personopplysninger behandles i overensstemmelse med behandlingsreglene i direktiv om vern av varslere og i personvernforordningen og -loven. Envidan kan etter Direktiv om vern av varslere § 22 behandle personopplysninger, herunder sensitive opplysninger og opplysninger om straffbare forhold, som er nødvendige for å behandle varsler mottatt som en ledd i en varslerordning som er etablert i henhold til direktiv om vern av varslere.
Personopplysninger oppbevares bare så lenge det er nødvendig med henblikk på å oppnå formålet med behandlingen, med mindre det foreligger hjemmel i annen lov som påvirker at personopplysninger kan oppbevares i lenger tid.
Hvis det innledes en grunnleggende undersøkelse på bakgrunn av varselet, oppbevares personopplysninger så lenge undersøkelse av varslet pågår. Personopplysningene slettes innen seks måneder etter at undersøkelsen er avsluttet, med mindre det finnes saklige grunner til å oppbevares opplysningene lenger. Underbygde varsler som inneholder opplysninger som kan medføre disiplinert, sivilt eller strafferettslig ansvar, oppbevares inntil det er truffet endelig avgjørelse i respektiv sak og i henhold til gjeldende lovgivning.
Hvis det foretas anmeldelser til politiet eller annen relevant myndighet, oppbevares opplysningene så lenge undersøkelse av saken pågår hos den aktuelle myndigheten. Personopplysningene slettes så snart saken er endelig avgjort hos den aktuelle myndigheten.
Alle varsler blir oppbevart forsvarlig, og det vil bare være mulig for ganske få betrodde personer å få tilgang til opplysningene.
Registrerte personer kan rette henvendelse til Envidan og stille spørsmål til behandlingen av personopplysninger etter retningslinjene for databeskyttelse, samt finne generelle opplysninger om behandlingen av personopplysninger i varslerordningen i Envidans generelle personvernpolicy: https://www.envidan.dk/om-os/persondatapolitik.
Registrerte personer har rett til å sende klage til Datatilsynet, som er en uavhengig tilsynsmyndighet, som har ansvaret for at reglene om databeskyttelse blir overholdt.
Berørte personers rettigheter
De personer som er gjenstand for en intern undersøkelse, skal snarest mulig informeres av den ansvarlige for undersøkelsen − men alene og på et tidspunkt der orienteringen ikke risikere å bringe selve formålet eller utførelsen av undersøkelsens i fare.
De undersøkte personene skal informeres om (1) den ansvarlige for undersøkelsen, (2) de faktiske forholdene han/hun er mistenkt for, (3) de avdelinger og relevante rådgiver som det forventes vil motta informasjon om undersøkelsen, og (4) hvordan han/hun kan utøve sin rett til innsikt i data, rettelse av data og sletting av data.
For varsler via varslingsrutiner, og undersøkelser av disse forholdene, fastsetter direktiv om vern av varslere en skjerpet taushetsplikt, en fravikelse av opplysningsplikten og retten til innsikt i opplysninger. Det kan derfor være begrensning av disse rettighetene. Berørte personer har alltid rett til å sende en klage til Datatilsynet eller til å kontakte Envidan.
Disiplinære sanksjoner
Alvorlige overtredelser av lovgivning eller retningslinjer utstedt av Envidan sanksjoneres i henhold til lovgivningen og Envidans gjeldende regler.
Det må ikke bevisst angis uriktige eller villedende opplysninger gjennom varslingsrutinen. Hvis en ansatt forsettlig foretar en falsk varsling, vil dette får ansettelsesrettslige konsekvenser. Varslere som i god tro varsler om et forhold vil ikke bli gjenstand for negative konsekvenser herunder konsekvenser av ansettelsesrettslig karakter, også selv om forholdet viser seg å være grunnløst.
*