Syfte
Envidan AB (”Envidan”) har inrättat en visselblåsarfunktion för att möjliggöra för nuvarande och tidigare anställda i Envidan, affärspartners och andra externa personer som är associerade med Envidan (”visselblåsare”) att rapportera oro eller rimliga misstankar om faktiska eller potentiella överträdelser som har inträffat eller sannolikt kommer att inträffa, liksom försök att dölja sådana överträdelser.
Visselblåsare uppmuntras att rapportera sådana misstankar och problem så snart som möjligt utan rädsla för repressalier, hot, trakasserier, diskriminering eller negativa konsekvenser för anställningen till följd av rapporteringen.
Omfattning
Visselblåsarfunktionen är avsedd för rapportering av missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Informationen om missförhållandet ska ha inhämtats i ett arbetsrelateret sammanhang. Systemet omfattar rapporter om överträdelser av EU-rätten enligt definitionen i Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1937, allvarliga oegentligheter och andra allvarliga förhållanden, inklusive bland annat följande:
Det kan till exempel vara följande:
- Brott, till exempel bedrägeri, förskingring, förskingring av tillgångar, förfalskning av dokument, manipulering av bokföring, mutor, korruption, penningtvätt och finansiering av terrorism.
- Brott mot konkurrens- och upphandlingsregler
- Risk för enskilda personers hälsa och säkerhet, inklusive allvarliga eller upprepade brott mot arbetssäkerheten
- Betydande överträdelser av miljöbestämmelser och förorening av miljön
- Brott mot tystnadsplikt
- Integritets- och personuppgiftsbrott
- Allvarliga överträdelser av Envidans interna riktlinjer och regler (till exempel Envidans personalhandbok och uppförandekod)
- Diskriminering, allvarlig mobbning, allvarliga trakasserier, fysiskt våld, hot och sexualbrott
Policyn omfattar även praktikanter, volontärer, aktieägare, leverantörer och arbetssökande.
Ovanstående är endast exempel. Visselblåsare som är osäkra på om en rapport omfattas av visselblåsarfunktionen eller inte uppmanas att använda vår visselblåsarfunktion. Alla rapporter till visselblåsarfunktionen kommer att bedömas. Rapporter som faller inom ramen för visselblåsarfunktionen kommer att behandlas i visselblåsarfunktionen.
Övriga frågor, inklusive HR-frågor, mindre överträdelser av Envidans interna riktlinjer, klagomål på andra medarbetares beteende eller inkompetens, inklusive information om mindre allvarliga personalrelaterade konflikter på arbetsplatsen och samarbetssvårigheter omfattas inte av visselblåsarfunktionen. Dessa typer av ärenden måste rapporteras genom den normala ledningsstrukturen, dvs. till den närmaste chefen eller till Head of People & Culture.
Roller och ansvarsområden
Envidan: Denna policy för visselblåsare gäller för Envidan AB.
PwC: Visselblåsarfunktionen hanteras i samarbete med en extern tredje part, PwC Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. PwC är ett oberoende revisions-, skatte- och rådgivningsföretag som tar emot rapporter på uppdrag av Envidan för att säkerställa en oberoende och anonym kanal för visselblåsare som rapporterar överträdelser. Alla rapporter tas emot av PwC, som initialt bedömer om rapporten i fråga faller inom ramen för visselblåsarfunktionen. PwC kommer sedan att genomföra en opartisk bedömning för att identifiera vem som kan hantera rapporten i Envidan så att rapporten kan behandlas av en opartisk och kompetent person i Envidan och därmed inte vidarebefordras till en person som rapporten direkt eller indirekt avser eller där det kan finnas risk för intressekonflikt.
Anställda: Alla anställda på Envidan är skyldiga att lojalt samarbeta vid utredning av rapporter.
Vår juridiska chef på Envidan: Visselblåsarfunktionen är förankrad hos Envidans juridiska chef, som är ansvarig för Envidans visselblåsarfunktion.
Vår juridiska chef ansvarar för att besluta om huruvida en faktisk utredning av inkomna rapporter ska genomföras och, om så är fallet, om utredningen ska genomföras internt och/eller med extern hjälp. Dessutom ansvarar vår juridiska chef för följande:
- Korrekt hantering av systemet för visselblåsning, inklusive noggrann uppföljning av rapporter från visselblåsare.
- Upprätthålla riktlinjer som beskriver processen för att genomföra interna utredningar av visselblåsarrapporter.
- Behålla en översikt över mottagna visselblåsarrapporter.
- Att årligen rapportera till styrelsen hur många visselblåsarrapporter som hanterats och att informera styrelsen i de fall en visselblåsarrapport rör väsentliga frågor.
Rapportering
Rapportering kan ske både skriftligen och muntligen.
Skriftlig rapportering kan lämnas konfidentiellt och anonymt via denna länk: www.whistleblowersoftware.com/secure/Envidan
Muntlig rapportering kan göras på två sätt:
- Genom att spela in ett röstmeddelande: I webportalen (via länken ovan) finns det möjlighet att spela in din rapport muntligen istället for att skriva den.
- Genom ett fysiskt möte: Du har altid rätt att begära ett fysiskt möte för att lämna din rapport. En sådan begäran kan göras via portalen, och mötet kommer då att anordnas med en handläggare från PwC inom skälig tid.
Visselblåsare uppmuntras att använda Envidans interna visselblåsarfunktion, men visselblåsare kan också välja att rapportera till de externa visselblåsarfunktioner som myndigheterna har inrättat. Eksempel på sådana myndigheter är Arbetsmiljöverket, Konkurrensverket och Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Förfarande för hantering av anmälningar
Alla rapporter tas emot av PwC. PwC bekräftar mottagandet av en rapport direkt till visselblåsaren inom 7 dagar från mottagandet.
PwC bedömer initialt om frågorna i anmälan omfattas av visselblåsarfunktionen och bedömer om vår Head of Legal är behörig och kan handlägga anmälan. Om rapporten rör vår Head of Legal, om vår Head of Legal är jävig eller om det annars finns risk för intressekonflikt i förhållande till den specifika rapporten, vidarebefordras rapporten istället till CFO i Envidan. Om rapporten avser CFO i Envidan, om CFO i Envidan är jävig eller om det annars finns risk för intressekonflikt i förhållande till den specifika rapporten, vidarebefordras rapporten i stället till styrelseordföranden i Envidan. Detta säkerställer att rapporten behandlas av en opartisk, oberoende och kompetent person i Envidan.
Om anmälan inte omfattas av visselblåsarfunktionen kommer den att vidarebefordras till Envidan med ett meddelande om att det inte finns någon grund för att behandla anmälan, som därefter kommer att raderas.
Om anmälan faller inom ramen för visselblåsarfunktionen och det finns underlag för en faktisk ärendehantering kommer PwC att vidarebefordra anmälan till Envidan som bedömer om det finns underlag för att inleda en utredning och vilka åtgärder som ska vidtas med anledning av anmälan.
Om en anmälan är uppenbart ogrundad, innehåller mycket omfattande anklagelser utan ytterligare förtydliganden eller om ärendet inte kan utredas, kommer en utredning inte att inledas.
Envidan har följande svarsalternativ baserat på en undersökning av en rapport:
- Ärendet är avslutat eftersom rapporten är uppenbart ogrundad
- Ärendet avslutas med en reprimand/varning
- Ärendet avslutas med en uppsägning/avskedande av den anställde
- Ärendet avslutas med en rekommendation om att ändra policy/riktlinjer/rutiner
- Ärendet överlämnas till polisen eller annan relevant myndighet för vidare utredning
Förfarande för uppföljning av visselblåsaren (feedback)
Envidan åtar sig att följa upp rapporter på ett objektivt, snabbt och konfidentiellt sätt. Envidan åtar sig att säkerställa att lämpliga åtgärder vidtas.
Envidan ska inom 3 månader informera visselblåsaren om de åtgärder som planeras eller har vidtagits som en uppföljning av rapporten och skälen till valet av denna uppföljning. Envidan kommer att informera visselblåsaren om utredningens gång och resultat i den utsträckning det är möjligt. Om ingen åtgärd har vidtagits till följd av rapporten ska skälen till detta förklaras för visselblåsaren.
Om visselblåsaren har valt att vara anonym kommer PwC att meddela visselblåsaren.
Konfidentialitet, objektivitet och anonymitet
Alla som tar emot och följer upp rapporter omfattas av en särskild tystnadsplikt. Utredningar av rapporter genomförs med vederbörlig hänsyn till oberoende, sekretess, dataskydd och säkerhet.
Envidan och PwC kommer att behandla all information om visselblåsarens och berörda personers identitet konfidentiellt i största möjliga utsträckning. Visselblåsare har rätt att förbli anonyma.
Skydd för visselblåsare
Envidan tillåter inte någon form av repressalier eller trakasserier mot visselblåsare. En visselblåsare som i god tro rapporterar en rimlig misstanke eller oro genom visselblåsarfunktionen kommer inte att utsättas för repressalier eller negativa konsekvenser, inklusive arbetsrättsliga konsekvenser, även om rapporten senare visar sig vara ogrundad.
Personuppgifter
Personuppgifter som lämnas i rapporter behandlas i syfte att inrätta ett visselblåsarsystem i Envidan, till vilket potentiella brott och/eller allvarliga frågor av stor betydelse för Envidan kan rapporteras.
Den rättsliga grunden för behandlingen av dessa personuppgifter härrör från förordning (EU) 2016/679 (”GDPR”), artikel 6.1 om behandling av personuppgifter, artikel 9.2 om behandling av särskilda kategorier av personuppgifter, och artikel 10 om personuppgifter som avser brott, där behandlingen är nödvändig för att hantera en visselblåsaranmälan. Dessutom omfattas företag av lokala personuppgiftslagar i de länder där de är verksamma.
Personuppgifter lagras endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla syftet med behandlingen, om det inte finns en rättslig grund i en annan lag som tillåter att personuppgifter lagras under en längre tidsperiod. Rapporter som uppenbart är ogrundade eller faller utanför visselblåsarfunktionens tillämpningsområde raderas utan onödigt dröjsmål.
Om en faktisk utredning inleds på grundval av rapporten kommer personuppgifterna att lagras under den tid som utredningen av rapporten pågår. Personuppgifterna raderas inom två år efter det att utredningen har slutförts, såvida det inte finns objektiva skäl för att behålla uppgifterna längre. Underbyggda rapporter som innehåller information som kan leda till disciplinära, civilrättsliga eller straffrättsliga ansvar lagras tills ett slutligt beslut har fattats i respektive fall och i enlighet med tillämplig lag.
Om en anmälan görs till polisen eller annan relevant myndighet kommer uppgifterna att lagras så länge som ärendet är under utredning av den relevanta myndigheten. Personuppgifterna kommer att raderas så snart ärendet har avslutats av den berörda myndigheten.
Alla rapporter kommer att lagras på ett säkert sätt och endast ett fåtal betrodda personer kommer att kunna få tillgång till informationen.
Registrerade personer kan kontakta Envidan och ställa frågor om behandlingen av personuppgifter i enlighet med reglerna om dataskydd, samt hitta allmän information om behandlingen av personuppgifter i visselblåsarfunktionen i Envidans allmänna personuppgiftspolicy: envidan.com/sv/compliance/integritetspolicy/
Registrerade personer har rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), en oberoende tillsynsmyndighet som ansvarar för att se till att reglerna om dataskydd följs
Rättigheter för berörda personer
De personer som är föremål för en intern utredning måste informeras av den person som ansvarar för utredningen så snart som möjligt – men endast vid en tidpunkt då informationen inte riskerar att äventyra syftet med eller genomförandet av själva utredningen.
De personer som utreds måste informeras om (1) den person som ansvarar för utredningen, (2) de fakta som han/hon misstänks för, (3) de avdelningar och relevanta rådgivare som förväntas få information om utredningen, och (4) hur han/hon kan utöva rätten till tillgång till uppgifter, rättelse av uppgifter och radering av uppgifter.
För rapporter via visselblåsarsystem och utredningar i dessa frågor föreskriver den svenska visselblåsarlagen en strängare sekretessplikt, ett undantag från skyldigheten att lämna ut information och rätten att få tillgång till information. Det kan finnas begränsningar i dessa rättigheter. Berörda personer har alltid rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller att kontakta Envidan.
Disciplinära påföljder
Allvarliga överträdelser av lagen eller riktlinjer utfärdade av Envidan kommer att sanktioneras i enlighet med lagen och Envidans tillämpliga regler.
Ingen falsk eller vilseledande information får avsiktligt lämnas via visselblåsarfunktionen. Om en anställd avsiktligt lämnar en falsk rapport kommer detta att få arbetsrättsliga konsekvenser. Visselblåsare som rapporterar ett ärende i god tro kommer inte att utsättas för negativa konsekvenser, inklusive arbetsrättsliga konsekvenser, även om det visar sig att ärendet är ogrundat.