Integritetspolicy

1. INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Din datasäkerhet är viktig för oss och vi har åtagit oss att se till att dina personuppgifter hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Nedan kan du läsa hur Envidan A/S och övriga koncernbolag (nedan kallade ”Envidan”, ”vi”, ”oss” eller ”våra”) behandlar personuppgifter om dig när vi agerar som personuppgiftsansvarig. Du kan också läsa om vilka rättigheter du har i samband med vår behandling.

2. ENVIDANS ROLL SOM PERSONUPPGIFTSANSVARIG

När vi bedriver vår verksamhet behandlar vi en rad olika personuppgifter. Detta gör vi för att kunna erbjuda dig bästa möjliga service. Vi samlar i huvudsak in och behandlar allmänna (icke-känsliga) personuppgifter.

Om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta Envidan här:

Envidan A/S
CVR: 183 343 05
Vejlsøvej 23
8600 Silkeborg
Danmark

Chefsjurist och dataskyddsombud:
Namn: Birgitte Grønlund Møller
Telefon: +45 30 90 59 76
E-post: bgm@envidan.dk

Om du vill kontakta oss angående vår behandling av dina personuppgifter kan du göra det på följande a-postadress: gdpr@envidan.dk

3. VILKA PERSONUPPGIFTER VI SAMLAR IN OCH I VILKET SYFTE

Vi behandlar personuppgifter om dig i ett antal olika situationer. Läs mer om vår behandling i de olika situationerna nedan.

3.1. Besökare på Envidans webbplatser och användare av Envidans online-tjänster

När du besöker Envidans webbplatser (t.ex. www.envidan.com) eller använder våra andra online-tjänster (t.ex. LinkedIn, Facebook och Instagram) kan Envidan behandla information om din IP-adress samt information om din dator, enhet och webbläsare.

Vi behandlar även information om ditt besök (t.ex. information om hur du kommer till våra webbplatser, hur du navigerar på dem, vilka sidor du besöker, vilket innehåll du tittar på, dina sökningar, annonser du har sett osv.). Dessa personuppgifter samlas in via cookies, loggfiler och annan teknik (du kan läsa mer om vår användning av cookies här https://www.envidan.com/sv/compliance/cookiepolicy/).

Vi behandlar även personuppgifter som du lämnar till oss i samband med din användning av webbplatsen eller våra online-tjänster, till exempel när du använder vårt kontaktformulär online, inklusive ditt namn, telefonnummer, e-postadress, produktintresse och annan information som du lämnar till oss.

Vi använder dina personuppgifter för att göra relevanta produkter, leveranser, förmåner och tjänster (”tjänster”) tillgängliga för dig och för att förbättra din upplevelse av våra webbplatser och online-tjänster samt de tjänster vi erbjuder. Vi använder även personuppgifterna för att visa dig innehåll på vår och andra webbplatser baserat på dina aktiviteter och preferenser och för att begränsa antalet gånger du ser samma innehåll.

Vår grund för behandlingen är våra legitima intressen av att göra vår webbplats (och onlinetjänster) tillgänglig för dig (dataskyddsförordningen artikel 6(1)(f)) eller ditt samtycke (dataskyddsförordningen artikel 6(1)(a) och cookie-förordningen 3 §).

Vi sparar personuppgifter som samlas in i samband med ditt besök på vår webbplats så länge du använder våra produkter eller tjänster eller har ett konto hos oss, plus 5 år efter att du har inlett ett kundförhållande med oss. Särskilda villkor eller lagkrav kan innebära att denna period kan bli kortare eller längre, bland annat för att uppfylla lagkrav för radering eller lagring av data.

3.2. Kunder

För att du ska kunna bli vår kund behöver vi samla in följande personuppgifter om dig: namn, användarnamn, adress, e-post, telefonnummer, CVR-nummer, signatur, platsinformation.

Vi samlar in personuppgifter om kunder till följande ändamål:

Behandling av ditt köp och leverans av vår tjänst
Administration av din relation till oss

Vi samlar in denna information enligt följande rättsliga grunder:

Behandlingen sker på grundval av fullgörande av avtal mellan kunden och Envidan.

Uppgifter om kunder raderas 5 år efter det att kundrelationen har upphört.

3.3. Potentiella kunder

För att du ska kunna bli vår kund behöver vi samla in följande personuppgifter om dig: Namn, företag, e-post, telefonnummer, adress och CVR-nummer.

Vi samlar in personuppgifter om potentiella kunder till följande ändamål:

Eventuellt framtida samarbete eller köp
Administration av din relation till oss

Vi samlar in denna information enligt följande rättsliga grunder:

Företagets legitima intresse av att samla in och lagra uppgifter om potentiella kunder är att underlätta kommunikationen mellan de två parterna. Endast information som erhålls av den potentiella kunden lagras.

Vi lagrar informationen under den period som lagen tillåter, och vi raderar den när den inte längre behövs. Perioden beror på uppgifternas karaktär och bakgrunden till lagringen. Normalt raderas uppgifter om potentiella kunder efter att avtalet har upphört eller när korrespondensen inte längre anses vara relevant. Uppgifterna kommer dock att sparas så länge kundrelationen varar.

Uppgifter om potentiella kunder raderas 2 år efter den sista kontakten eller på begäran.

3.4. Mottagare av marknadsföring

När du tar emot marknadsföring, inklusive nyhetsbrev från Envidan, behandlar vi personuppgifter om namn, e-postadress, produktintresse, titel och telefonnummer. Vi behandlar även information om dina marknadsförings- eller kommunikationspreferenser, din användning av den marknadsföring vi skickar till dig (inklusive till exempel om du har öppnat ett e-postmeddelande från oss, om e-postmeddelandet har lästs och vilka länkar du har öppnat) och information som du på annat sätt lämnar till oss.

Vi behandlar dina personuppgifter för att marknadsföra vårt företag och dess tjänster, skapa och hantera dig som prenumerant för marknadsföring. Vi använder personuppgifter om dina preferenser och din användning för att förstå hur våra kunder reagerar på vår marknadsföring och för att förbättra marknadsföringen till dig och våra övriga kunder i framtiden.

Vi skickar endast marknadsföringsmaterial till dig via e-post, sms eller andra elektroniska kanaler när vi har fått ditt samtycke till detta, när detta krävs enligt marknadsföringslagen.

Vi använder också dina personuppgifter för att visa dig innehåll på vår och andra webbplatser baserat på dina aktiviteter och preferenser, för att begränsa antalet gånger du ser samma innehåll och för att mäta effektiviteten av vårt innehåll och vår marknadsföring. För detta ändamål kan vi komma ladda upp din e-postadress till annonsverktyg hos till exempel Google eller Facebook i syfte att skicka riktad marknadsföring.

Vår grund för behandlingen är vårt legitima intresse av att uppfylla ditt önskemål att få marknadsföring från oss, vilket du har samtyckt till enligt marknadsföringslagen (artikel 6.1 f i GDPR).

Vi sparar personuppgifter om mottagare av marknadsföring så länge kontakten är aktiv och den registrerade inte har återkallat sitt samtycke. Om kontakten är inaktiv sparas personuppgifterna i 2 år. Om den registrerade återkallar sitt samtycke kommer dokumentationen om det ursprungliga samtycket att sparas i 12 månader från dagen för återkallandet i enlighet med konsumentombudsmannens riktlinjer och krav.

3.5. Deltagare i tävlingar

När du deltar i tävlingar behandlar vi personuppgifter som namn, e-postadress, telefonnummer och svar på den aktuella tävlingen.

Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera tävlingar, utse vinnare osv.

Vår grund för behandlingen är vårt legitima intresse av att organisera tävlingen och kontakta vinnaren (artikel 6.1 f i GDPR).

Vi sparar ovanstående uppgifter som samlas in i samband med anordnandet av tävlingar i 2 år.

3.6. Deltagare på Envidans evenemang

När du registrerar dig för och deltar i evenemang som Envidan anordnar, behandlar vi personuppgifter som ditt namn, telefonnummer, e-postadress och vilket evenemang du deltar i.

Vi behandlar dessa personuppgifter för att administrera evenemanget och av säkerhetsskäl, samt för att skicka dig relevant material.

Vår grund för behandlingen är vårt legitima intresse av att organisera evenemang (GDPR artikel 6.1 f) eller ditt samtycke (GDPR artikel 6.1 a och marknadsföringslagen § 10).

Vi sparar personuppgifter om deltagare i evenemanget i 2 år efter evenemangets slut. Därefter raderas uppgifter.

3.7. Partners och/eller leverantörer till Envidan

När du är affärspartner eller leverantör till Envidan eller är kontaktperson hos en affärspartner/leverantör behandlar vi personuppgifter som namn, företagsadress, arbetstelefonnummer, e-postadress, titel samt allmänt tillgänglig information och annat information som du lämnar till oss.

Vi behandlar personuppgifterna i syfte att hantera avtal samt för att ta emot varor och tjänster från våra leverantörer och samarbetspartners, och där det är relevant för att fullgöra avtal med våra kunder.

Vår grund för behandlingen är avtalet med dig (dataskyddsförordningen artikel 6(1)(b)) eller våra berättigade intressen av att upprätthålla relationen med dig/det företag du representerar som affärspartner/leverantör (dataskyddsförordningen artikel 6(1)(f)).

Vi lagrar ovanstående uppgifter om partners och/eller leverantörer i upp till 5 år efter samarbetets slut. Därefter raderas personuppgifterna.

3.8. Arbetssökande

När vi får din ansökan kommer den att läsas igenom och behandlas enligt följande föreskrifter: Ansökan med bilagor kommer att delas internt med relevant personal i rekryteringsprocessen.

I samband med rekryteringsprocessen kan Envidan komma att begära en kopia av belastningsregistret.

Dessutom kan Envidan be kandidater till utvalda tjänster att genomföra ett personlighetstest. Resultatet av detta bearbetas av Envidans HR-avdelning och berörd avdelningschef.

Envidan använder uppgifterna för att bedöma om Envidan vill erbjuda dig anställning, samt för att kommunicera med dig i samband med rekryteringsprocessen.

Dina uppgifter lagras i Envidans HR-system.

Endast relevanta chefer, HR-avdelningen och IT-administratörer med personliga lösenord som har tillgång till dina uppgifter.

Om du är anställd av Envidan kommer dina uppgifter att lagras i enlighet med Envidans integritetspolicy för anställda som du hittar på Envidans intranät.

Personuppgifter som erhållits i rekryteringsprocessen kommer att behandlas enligt följande grund: Samtycke; Det förutsätts att i samband med att den sökande själv vidarebefordrar sina uppgifter till Envidan kommer uppgifter att behandlas på grundval av den sökandes samtycke, och behandlingen kommer att upphöra vid den tidpunkt då samtycket återkallas.

Ansökningar från kandidater som inte är anställda sparas som huvudregel i 6 månader efter att avslaget lämnats. Envidan inhämtar samtycke från den sökande att lagra ansökan i rekryteringssystemet.

Under ansökningsprocessen har du möjlighet att samtycka till att dina uppgifter lagras i vår ämnesbank i upp till 12 månader. Denna lagring sker endast om du inte får jobbet. Du kommer att kontaktas före utgången av de 12 månaderna med möjlighet att förlänga ditt samtycke med ytterligare 12 månader. Om du inte har lämnat eller förlängt ditt samtycke kommer dina uppgifter automatiskt att raderas 6 månader efter att du har fått ett avslag.

I vissa fall kan Envidan även komma att lämna ut dina personuppgifter om det krävs enligt lag, domstolsbeslut eller tillämplig lag.

För ej ombedda ansökningar lagrar vi din ansökan med bilagor i 6 månader, varefter de kommer att raderas. Du har dock möjlighet att samtycka till att ansökan sparas i upp till 12 månader. Du kommer att kontaktas före utgången av de 12 månaderna med möjlighet att förlänga ditt samtycke med ytterligare 12 månader. Om du inte har lämnat eller förlängt ditt samtycke kommer dina uppgifter automatiskt att raderas 6 månader efter att du har fått ett avslag.

Ditt samtycke är frivilligt och du kan när som helst återkalla det genom att kontakta oss med ovanstående kontaktuppgifter.

4. DELNING AV DINA PERSONUPPGIFTER TILL ANDRA

Envidan kan komma att lämna ut dina personuppgifter till andra leverantörer och/eller tjänsteleverantörer i samband med den ordinarie driften av vår verksamhet samt till våra närstående bolag.

Envidan kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till en myndighet i situationer där vi är specifikt skyldiga att lämna ut dina personuppgifter enligt lagstiftning och anmälningsskyldighet som vi omfattas av.

Vi försöker begränsa vidarebefordran av uppgifter i personligt identifierbar form och därmed vidarebefordran av information som kan hänföras till dig personligen.

Envidan överlåter även dina personuppgifter till personuppgiftsbiträden. Våra personuppgiftsbiträden behandlar endast dina personuppgifter för våra ändamål och enligt våra instruktioner

5. ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL LÄNDER UTANFÖR EU/EES

I samband med vår behandling av dina personuppgifter kan vi komma att överföra informationen till länder utanför EU/EES (tredje land).

Dina personuppgifter kan överföras till de länder där EU-kommissionen har bedömt att dataskyddsnivån är i nivå med skyddsnivån inom EU/EES (säkra tredje länder).

Vi kan även komma att överföra dina personuppgifter till osäkra tredje länder.

Du kan läsa mer om överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES på EU-kommissionens webbplats.

Om du vill ha mer information om vår överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES är du välkommen att kontakta oss.

6. LAGRING, DATAINTEGRITET OCH SÄKERHET

När dina personuppgifter inte längre behövs kommer vi att se till att de raderas på ett säkert sätt.

Det är vår policy att skydda personuppgifter genom att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Vi har implementerat säkerhetsåtgärder för att säkerställa dataskydd för alla personuppgifter vi behandlar. Vi genomför regelbundet interna uppföljningar i förhållande till lämplighet och efterlevnad av policyer och åtgärder.

7. DINA RÄTTIGHETER

Som registrerad har du ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss.

Du kan – villkorslöst och när som helst – återkalla ett samtycke. Detta kan göras genom att skicka oss ett e-postmeddelande (se e-post ovan). Återkallande av ditt samtycke kommer inte att ha någon negativ inverkan. Detta kan dock innebära att vi inte kan uppfylla specifika önskemål från dig i framtiden. Återkallande av ditt samtycke påverkar inte lagligheten av behandlingen på grundval av samtycke innan det återkallas. Dessutom kommer det inte att påverka någon behandling som utförs på annan laglig grund.

Du kan även – villkorslöst och när som helst – invända mot vår behandling när den grundar sig på vårt berättigade intresse.

Dina rättigheter omfattar även följande:

Rätt till insyn: Du har rätt att få insyn i de personuppgifter som vi behandlar om dig.
Rätt till rättelse: Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade och ofullständiga personuppgifter kompletterade.
Rätt till radering (rätt att bli bortglömd): I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter raderade före den tidpunkt då vi normalt skulle radera dina personuppgifter.
Rätt till begränsning av behandling: I vissa fall har du rätt att få behandlingen av dina personuppgifter begränsad. Om du har rätt att få behandlingen begränsad får vi i framtiden endast behandla personuppgifterna – förutom lagring – med ditt samtycke, eller i syfte att fastställa, hävda eller försvara rättsliga anspråk, eller för att skydda en person eller viktiga allmänintressen.
Rätt att invända: I vissa fall har du rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter, och alltid om behandlingen sker för direkt marknadsföring.
Rätt till dataportabilitet: I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få dessa personuppgifter överförda från en personuppgiftsansvarig till en annan.
Rätt att inlämna klagomål: Du kan när som helst lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om vår behandling av personuppgifter. För mer information, se www.imy.se, där du också kan hitta mer information om dina rättigheter som registrerad.

8. UPPDATERING AV VÅR INTEGRITETSPOLICY

Från tid till annan kommer det att vara nödvändigt för oss att uppdatera denna integritetspolicy. Vi granskar regelbundet vår integritetspolicy för att säkerställa att den är uppdaterad, rättvis och i enlighet med tillämplig lagstiftning och praxis för behandling av personuppgifter. Vi publicerar nya versioner på vår webbplats.

Denna policy har versionsnr. 3.0 och är giltig från den 1 december 2022.